Cách thêm mẫu hóa đơn điện tử

Mẫu số hóa đơn (hay mẫu hóa đơn)

Thường bao gồm 11 ký tự, trong đó:

• 02 ký tự đầu tiên thể hiện loại hóa đơn
• (Tối đa) 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hóa đơn
• 01 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn
• 01 ký tự tiếp theo là ký tự “/” dùng để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn
• 03 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.

Ví dụ, mẫu số hóa đơn 01GTKT0/001 sẽ được hiểu như sau:

• 01 là loại hóa đơn GTGT
• GTGT là loại hóa đơn giá trị gia tăng
• 001 là Mẫu thứ nhất

Doanh nghiệp cần thay đổi số thứ tự mẫu trong hóa đơn khi có thay đổi về một trong số tiêu chí trên mẫu hóa đơn đã thông báo phát hành như một trong các nội dung bắt buộc; kích thước hóa đơn, nhu cầu sử dụng hóa đơn…..

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề dịch vụ có sử dụng tem, vé, thẻ thì bắt buộc phải ghi 3 ký tự đầu nhằm phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng.

Cụ thể:

• Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT
• Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng

Những thông tin còn lại do doanh nghiệp tự quy định nhưng cần đảm bảo không vượt quá 11 ký tự.

2. Ký hiệu hóa đơn

Ký hiệu hóa đơn bao gồm 06 ký tự trong trường hợp hóa đơn sử dụng bởi các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in. Trong đó:

• 2 ký tự đầu dùng để phân biệt các ký hiệu hóa đơn

Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong số 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;

• 3 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hóa đơn và hình thức hóa đơn

Năm tạo hóa đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm. Ký hiệu của hình thức hóa đơn điện tử là E.

• Giữa hai phần được phân cách bằng ký tự “/”

Ví dụ, AA/17E thì trong đó AA là ký hiệu hóa đơn, 17 là hóa đơn được tạo năm 2017, E là ký hiệu hóa đơn điện tử.

3. Số thứ tự hóa đơn

Được quy định ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hóa đơn, bao gồm 7 chữ số

4. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, tổ chức cung cấp phần mềm tự in hóa đơn

Thường được đặt ở phần dưới cùng, chính giữa hoặc bên cạnh của tờ hóa đơn.

Để tạo mới mẫu hóa đơn bạn truy cập vào menu => mẫu hóa đơn => thêm mới mẫu hóa đơn

Sau đó bạn có thể chọn các loại mẫu hóa đơn tương ứng với các mô tả và hướng dẫn bên trên cho phần ký hiệu và mẫu hóa đơn số.

Bạn nhấn lưu để tiến hành thêm mới mẫu hóa đơn.

Sau khi đã lưu bạn truy cập tới phần danh sách mẫu và nhấn duyệt mẫu hóa đơn để hoàn tất đổi sang trạng thái đang sử dụng.