Hóa đơn điện tử là gì? Quy định áp dụng mới nhất doanh nghiệp cần nắm rõ 2026

Trong bối cảnh chuyển đổi số toàn diện, việc sử dụng hóa đơn giấy đang dần trở thành quá khứ. Thay vào đó, hóa đơn điện tử đang là công cụ bắt buộc và thiết yếu đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cá thể. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn còn lúng túng khi tìm hiểu sâu về các quy định pháp lý cũng như cách vận hành thực tế. Vậy chính xác hóa đơn điện tử là gì? Cùng Tino khám phá chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!

Hóa đơn điện tử là gì?

Định nghĩa hóa đơn điện tử

Theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2019, khái niệm hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:

“Hóa đơn điện tử (E-invoice) là tập hợp các thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Loại chứng từ này phải được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

Hóa đơn điện tử bao gồm hai nhóm chính:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Ngoài ra, hình thức này cũng bao gồm cả các loại hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Cơ sở pháp lý về hóa đơn điện tử cần nắm vững

Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14

Đây là văn bản pháp lý có giá trị cao nhất, đặt nền móng cho việc chuyển đổi số toàn diện trong công tác quản lý thuế.

• Hiệu lực: Được Quốc hội thông qua ngày 13/06/2019 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2020.
• Nội dung trọng tâm: Quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử; quyền và nghĩa vụ của người nộp thuế trong việc áp dụng chứng từ điện tử. Đặc biệt, Luật ấn định thời hạn bắt buộc 100% doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trước ngày 01/07/2022.

Tham khảo và tải về tại đây.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ

Được coi là văn bản quan trọng nhất hiện nay quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ.

• Ban hành: Ngày 19/10/2020.
• Phạm vi tác động: Nghị định 123 thay thế cho các Nghị định cũ (như Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 119/2018/NĐ-CP), thống nhất quy định về hóa đơn (cả giấy và điện tử) và chứng từ.
• Điểm nổi bật: Quy định cụ thể về định dạng chuẩn dữ liệu; ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn; thời điểm lập hóa đơn đối với từng loại hình dịch vụ; và quy trình xử lý hóa đơn có sai sót. Mọi vướng mắc về nghiệp vụ hàng ngày đều có thể tìm thấy lời giải đáp tại văn bản này.

Tham khảo và tải về tại đây.

Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính

Đây là văn bản hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

• Ban hành: Ngày 17/09/2021.
• Nội dung trọng tâm:
  • Hướng dẫn chi tiết về lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử theo hai giai đoạn (giai đoạn 1 từ tháng 11/2021 và giai đoạn 2 từ tháng 04/2022).
  • Quy định về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử.
  • Hướng dẫn xử lý các vấn đề chuyển tiếp từ quy định cũ sang quy định mới.
  • Làm rõ quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền – một nội dung được đẩy mạnh kiểm soát trong năm 2024-2025.

Tham khảo và tải về tại đây.

Các văn bản hướng dẫn và công văn hiện hành khác

Ngoài 3 trụ cột pháp lý nêu trên, trong quá trình thực hiện, Tổng cục Thuế và Cục Thuế các tỉnh thành thường xuyên ban hành các Công văn để giải đáp tình huống cụ thể hoặc chấn chỉnh công tác quản lý rủi ro về hóa đơn.

• Các quy định về thành phần dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử (Quyết định 1450/QĐ-TCT và Quyết định 1510/QĐ-TCT).
• Các công văn hướng dẫn về rà soát, kiểm tra hóa đơn rủi ro cao nhằm ngăn chặn gian lận hoàn thuế và mua bán hóa đơn bất hợp pháp.

Lời khuyên cho doanh nghiệp: Hệ thống văn bản pháp luật luôn có sự vận động và thay đổi. Do đó, bộ phận kế toán cần thường xuyên cập nhật các văn bản sửa đổi, bổ sung (nếu có) hoặc các công văn hướng dẫn mới nhất từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để đảm bảo tính tuân thủ tuyệt đối.

Phân biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Để giúp bạn dễ dàng nhận diện sự khác biệt giữa hai hình thức này, bảng so sánh dưới đây sẽ làm rõ các tiêu chí quan trọng nhất dựa trên tính chất vật lý và quy định pháp lý:

Các yếu tố bắt buộc phải có để đảm bảo một hóa đơn điện tử hợp lệ

#1. Thông tin định danh của hóa đơn

• Tên hóa đơn: Phải thể hiện rõ loại hình hóa đơn như: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn và Ký hiệu hóa đơn: Bao gồm các ký tự số và chữ thể hiện quy định về loại hóa đơn, năm lập hóa đơn và hình thức hóa đơn (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế).
• Số hóa đơn: Dãy số tự nhiên gồm tối đa 8 chữ số, được ghi liên tiếp từ nhỏ đến lớn.

#2. Thông tin của người bán (Bên xuất hóa đơn)

Đây là phần thông tin cố định và quan trọng nhất để xác định nguồn gốc hàng hóa, dịch vụ:

• Tên đầy đủ của tổ chức, cá nhân bán hàng theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Địa chỉ trụ sở chính (ghi đúng theo giấy phép kinh doanh).
• Mã số thuế của người bán.

#3. Thông tin của người mua (Bên nhận hóa đơn)

• Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh: Cần ghi đầy đủ Tên đơn vị, Địa chỉ và Mã số thuế.
• Trường hợp người mua là cá nhân không kinh doanh: Cần có Tên và Địa chỉ người mua (Mã số thuế không bắt buộc nếu không có).
• Lưu ý: Nếu người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện chỉ tiêu này.

#4. Thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ

Nội dung này là căn cứ để tính toán giá trị giao dịch:

• Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm tiếng nước ngoài thì chữ nước ngoài phải đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn.
• Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá hàng hóa.
• Thành tiền (chưa có thuế giá trị gia tăng).

#5. Thông tin về thuế và tổng giá trị thanh toán

• Thuế suất thuế giá trị gia tăng (đối với Hóa đơn GTGT).
• Tổng tiền thuế giá trị gia tăng.
• Tổng tiền thanh toán bằng số và bằng chữ.
• Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam (ký hiệu: đ). Trường hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ thì được ghi theo nguyên tệ và tỷ giá hối đoái.

#6. Chữ ký số và Thời điểm ký

• Chữ ký số của người bán: Là tiêu thức bắt buộc phải có trên mọi hóa đơn điện tử.
• Chữ ký số của người mua: Bắt buộc nếu người mua là cơ sở kinh doanh và hai bên có thỏa thuận về việc này. Trường hợp người mua là cá nhân hoặc không có thỏa thuận thì có thể được miễn chữ ký số người mua (trừ một số trường hợp đặc thù).
• Thời điểm lập và ký: Ngày lập hóa đơn và ngày ký số phải trùng khớp hoặc ngày ký số phải sau ngày lập hóa đơn. Thời điểm khai thuế thường được xác định theo thời điểm lập hóa đơn.

#7. Mã của cơ quan thuế (Đối với hóa đơn có mã)

Đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn có mã, trên tờ hóa đơn bắt buộc phải hiển thị chuỗi ký tự mã xác thực do Hệ thống của Tổng cục Thuế cấp tự động.

Các quy định pháp lý cốt lõi về hóa đơn điện tử

#1. Quy định về phân loại hóa đơn điện tử

Theo Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123, hóa đơn điện tử được chia làm hai loại chính với quy định áp dụng riêng biệt:

a. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có rủi ro cao về thuế; hộ và cá nhân kinh doanh.
• Cơ chế hoạt động: Hóa đơn sau khi lập phải được gửi đến cơ quan thuế để cấp mã xác thực trước khi gửi cho người mua.

b. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

• Đối tượng áp dụng: Các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, vận tải, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử… đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin.
• Cơ chế hoạt động: Doanh nghiệp tự lập, gửi hóa đơn cho người mua và gửi dữ liệu về cơ quan thuế (theo bảng tổng hợp hoặc từng lần phát sinh).

c. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (Quy định mới trọng tâm 2024-2025)

• Áp dụng cho mô hình cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (ăn uống, nhà hàng, khách sạn, siêu thị…).
• Hóa đơn này có mã của cơ quan thuế được cấp tự động theo dải ký tự, không cần chữ ký số của người mua, có thể xuất 24/7.

#2. Quy định về nội dung trên hóa đơn

(Căn cứ Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) Một hóa đơn điện tử hợp pháp phải đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:

• Tên, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
• Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
• Thông tin hàng hóa/dịch vụ: Tên gọi, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
• Chữ ký số: Chữ ký số của người bán là bắt buộc. Chữ ký số của người mua tùy thuộc vào thỏa thuận (trừ trường hợp bán cho khách lẻ hoặc hóa đơn từ máy tính tiền).
• Thời điểm lập và thời điểm ký số: Phải hiển thị rõ ràng ngày/tháng/năm.
• Định dạng: Văn bản XML là định dạng pháp lý gốc, bản PDF chỉ là bản thể hiện.

#3. Quy định về thời điểm lập hóa đơn

(Căn cứ Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) Việc lập hóa đơn sai thời điểm là lỗi vi phạm phổ biến nhất hiện nay. Quy định cụ thể như sau:

• Bán hàng hóa: Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua (không phân biệt đã thu tiền hay chưa).
• Cung cấp dịch vụ: Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (không phân biệt đã thu tiền hay chưa).
  • Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập là thời điểm thu tiền (trừ trường hợp đặt cọc hoặc tạm ứng).
• Xây dựng, lắp đặt: Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành.
• Cung cấp điện, nước, dịch vụ viễn thông: Chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước.

#4. Quy định về xử lý hóa đơn sai sót

(Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC)

a. Sai sót về tên, địa chỉ người mua (Mã số thuế và số tiền đúng)

• Người bán thông báo cho người mua về sai sót.
• Không phải lập lại hóa đơn.
• Gửi Thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) đến cơ quan thuế.

b. Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, quy cách hàng hóa

Doanh nghiệp được lựa chọn một trong hai cách:

1. Lập hóa đơn điều chỉnh: Ghi rõ điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn số…
2. Lập hóa đơn thay thế: Ghi rõ thay thế cho hóa đơn số…

• Lưu ý: Nếu sai sót xảy ra thì cả bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế.

#5. Quy định về lưu trữ và Chuyển đổi

• Lưu trữ: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong thời hạn 10 năm theo quy định của Luật Kế toán. Dữ liệu lưu trữ là file XML gốc.
• Chuyển đổi sang hóa đơn giấy: Hóa đơn điện tử được phép chuyển đổi thành chứng từ giấy để ghi sổ, theo dõi, lưu trữ nội bộ hoặc chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi đi đường. Tuy nhiên, bản giấy chuyển đổi không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán (trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có quy định riêng).

Các loại hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay

Căn cứ vào Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hệ thống hóa đơn điện tử hiện hành được phân loại dựa trên mục đích sử dụng và đối tượng kê khai thuế. Việc xác định đúng loại hình cần sử dụng là bước đầu tiên để doanh nghiệp tránh các vi phạm không đáng có.

Hiện nay, có 4 nhóm hóa đơn điện tử chính đang lưu hành:

Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn GTGT)

Đây là loại chứng từ quan trọng và phổ biến nhất, áp dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

• Phạm vi sử dụng: Dùng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nội địa; hoạt động vận tải quốc tế; xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
• Đặc điểm nhận diện: Ký hiệu mẫu số thường bắt đầu bằng số 1 (Ví dụ: 1C25…).

Hóa đơn bán hàng

Loại hình này áp dụng cho các tổ chức, cá nhân kê khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.

• Đối tượng sử dụng: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc từng lần phát sinh; doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu.
• Phạm vi sử dụng: Dùng cho bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nội địa; xuất vào khu phi thuế quan; bán hàng dự trữ quốc gia.
• Đặc điểm nhận diện: Ký hiệu mẫu số thường bắt đầu bằng số 2 (Ví dụ: 2C25…).

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Đây là loại hình đang được Tổng cục Thuế đẩy mạnh triển khai đồng bộ trên toàn quốc trong giai đoạn 2024-2025.

• Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (như: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, dịch vụ vui chơi giải trí…).
• Ưu điểm vượt trội: Có mã của cơ quan thuế được cấp tự động theo dải ký tự, không bắt buộc có chữ ký số của người mua và có thể xuất liên tục 24/7, giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi tại quầy thu ngân.

Các loại chứng từ điện tử khác

Bao gồm:

• Tem, vé, thẻ điện tử: Vé cước đường bộ, vé máy bay, vé tham quan…
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử: Dùng khi điều chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh hạch toán phụ thuộc.
• Các chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử.

Tại sao doanh nghiệp cần phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử?

Tuân thủ quy định pháp luật bắt buộc

Theo Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kể từ ngày 01/07/2022, mọi tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh (trừ một số trường hợp đặc biệt) bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Việc cố tình sử dụng hóa đơn giấy sau thời điểm này (trừ hóa đơn đặt in của cơ quan thuế cấp cho địa bàn khó khăn) được xem là không hợp pháp và sẽ bị xử phạt hành chính rất nặng, đồng thời hàng hóa dịch vụ mua vào sẽ không được khấu trừ thuế.

Tối ưu hóa chi phí vận hành

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn các khoản chi phí tốn kém của phương thức cũ:

• Không tốn chi phí in ấn, giấy, mực in.
• Không tốn phí chuyển phát nhanh cho khách hàng (thay vào đó gửi qua Email, Zalo, SMS tức thì).
• Không tốn chi phí kho bãi, tủ kệ để lưu trữ hàng nghìn tập hồ sơ trong suốt 10 năm.

Giảm thiểu rủi ro hành chính và kế toán

Với hóa đơn giấy, nỗi ám ảnh lớn nhất là tình trạng thất lạc, cháy hỏng, rách nát hoặc sai sót thông tin phải hủy đi viết lại nhiều lần. Hóa đơn điện tử giải quyết triệt để các vấn đề này nhờ:

• Dữ liệu được lưu trữ an toàn trên hệ thống điện toán đám mây, không lo mối mọt hay hỏa hoạn.
• Việc tra cứu, trích xuất dữ liệu phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế diễn ra chỉ trong vài giây.
• Hạn chế tối đa sai sót nhờ các công cụ kiểm tra tính hợp lệ tự động của phần mềm trước khi phát hành.

Ngăn chặn nạn hóa đơn giả và gian lận thương mại

Hệ thống hóa đơn điện tử (đặc biệt là loại có mã của cơ quan thuế) giúp minh bạch hóa mọi giao dịch trên thị trường. Mã xác thực là “dấu vân tay” duy nhất cho mỗi hóa đơn, khiến các đối tượng xấu không thể làm giả hay quay vòng hóa đơn để trục lợi. Điều này bảo vệ uy tín của doanh nghiệp làm ăn chân chính trước các đối thủ cạnh tranh không lành mạnh.

Đồng bộ hóa hệ sinh thái số

Hiện nay, xu hướng quản trị doanh nghiệp tập trung vào sự liên thông dữ liệu. Hóa đơn điện tử dễ dàng tích hợp với các phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP) hay phần mềm khai báo thuế. Sự kết nối này tạo ra một quy trình khép kín, tự động hóa việc hạch toán doanh thu, giảm tải đáng kể áp lực nhập liệu thủ công cho bộ phận kế toán.

Hướng dẫn xử lý sai sót hóa đơn điện tử chuẩn quy định

Trong quá trình lập và xuất hóa đơn, việc xảy ra sai sót là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, với hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, quy trình xử lý đã được quy định rất chặt chẽ. Kế toán viên cần xác định đúng thời điểm và tính chất sai sót để áp dụng phương án phù hợp nhất.

Dưới đây là 3 trường hợp sai sót điển hình và cách xử lý:

Trường hợp 1: Hóa đơn đã được cấp mã nhưng CHƯA gửi cho người mua

Đây là trường hợp phát hiện sai sót sớm nhất, khi dữ liệu đã lên cơ quan thuế nhưng chưa đến tay khách hàng.

• Bước 1: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
• Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi lên cơ quan thuế để cấp mã mới.
• Bước 3: Gửi hóa đơn đúng (đã có mã mới) cho người mua.
• Lưu ý: Cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn sai sót đã lưu trên hệ thống sau khi nhận được thông báo.

Trường hợp 2: Hóa đơn ĐÃ gửi cho người mua – Sai sót về tên, địa chỉ

Trường hợp này áp dụng khi sai sót chỉ nằm ở thông tin Tên, Địa chỉ của người mua, nhưng các thông tin quan trọng khác như Mã số thuế, Số tiền, Thuế suất… vẫn chính xác.

• Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót (có thể bằng văn bản hoặc phương thức điện tử tùy thỏa thuận).
• Bước 2: Người bán lập thông báo gửi cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (trừ trường hợp hóa đơn không mã chưa gửi dữ liệu thuế).
• Bước 3: Không cần lập lại hóa đơn mới. Hai bên giữ lại hóa đơn cũ kèm theo thông báo sai sót để giải trình khi cần thiết.

Trường hợp 3: Hóa đơn ĐÃ gửi cho người mua – Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, quy cách hàng hóa

Đây là các sai sót trọng yếu ảnh hưởng đến giá trị nộp thuế. Doanh nghiệp được quyền lựa chọn một trong hai phương thức xử lý sau:

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

Bước 1: Người bán và người mua nên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (khuyến khích thực hiện để đảm bảo pháp lý).

Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.

• Trên hóa đơn phải ghi rõ dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
• Đối với nội dung điều chỉnh tăng: Ghi dấu dương (+).
• Đối với nội dung điều chỉnh giảm: Ghi dấu âm (-). Đây là điểm khác biệt lớn so với quy định cũ.

Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua (và cơ quan thuế để cấp mã nếu có).

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế

Bước 1: Tương tự, hai bên nên có văn bản thỏa thuận về sai sót.

Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hoàn toàn cho hóa đơn sai sót.

• Trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.

Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn thay thế cho người mua.

Lưu ý quan trọng khi xử lý sai sót

• Thời hạn gửi mẫu 04/SS-HĐĐT: Doanh nghiệp có thể gửi thông báo sai sót bất cứ thời điểm nào trước hạn nộp tờ khai thuế GTGT của kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh/thay thế. Tuy nhiên, nên thực hiện ngay khi phát hiện để dữ liệu được đồng bộ.
• Kiểm soát rủi ro: Nếu cơ quan thuế là bên phát hiện sai sót trước, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo (Mẫu 01/TB-RSĐT) cho người bán. Trong trường hợp này, người bán bắt buộc phải phản hồi và xử lý trong thời hạn ghi trên thông báo để tránh bị phạt.
• Tính nhất quán: Nếu đã chọn phương thức Điều chỉnh cho một hóa đơn, các lần xử lý tiếp theo cho hóa đơn đó (nếu vẫn sai) cũng nên tiếp tục dùng phương thức Điều chỉnh, tránh dùng xen kẽ gây khó khăn cho việc theo dõi công nợ.

Kết luận

Hóa đơn điện tử là bước chuyển đổi tất yếu và bắt buộc đối với mọi hoạt động kinh doanh trong kỷ nguyên số. Việc hiểu và tuân thủ đúng các Nhà nước không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính. Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ những kiến thức nền tảng và cập nhật mới nhất, giúp doanh nghiệp tự tin hơn khi áp dụng loại hình chứng từ này vào thực tế.

Những câu hỏi thường gặp