Giải đáp thắc mắc: Hộ kinh doanh có cần xuất hóa đơn điện tử không?

Hiện tại, công tác quản lý thuế đối với khu vực kinh tế cá thể đang được siết chặt hơn bao giờ hết nhằm đảm bảo tính minh bạch và công bằng. Dù quy định về hóa đơn chứng từ điện tử đã có hiệu lực từ lâu, nhưng nhiều chủ hộ kinh doanh vẫn còn lúng túng trong việc xác định nghĩa vụ của mình. Liệu hộ kinh doanh có cần xuất hóa đơn điện tử không? Mô hình kinh doanh nhỏ lẻ có nằm ngoài ‘vùng phủ sóng’ của chuyển đổi số? Việc không xuất hóa đơn sẽ dẫn đến những hệ lụy pháp lý nào? Cùng khám phá qua bài viết này nhé!

Lợi ích của hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh

Tiết kiệm tối đa chi phí và không gian lưu trữ

Khi sử dụng phương thức cũ, chủ hộ phải tốn tiền in ấn các quyển hóa đơn, mua giấy than, mực viết và loay hoay tìm chỗ cất giữ các cuốn hóa đơn đã dùng trong suốt 10 năm. Với hóa đơn điện tử, toàn bộ dữ liệu được lưu trên hệ thống phần mềm. Giải pháp này giúp loại bỏ hoàn toàn chi phí in ấn vật lý và giải phóng không gian cửa hàng khỏi những tủ hồ sơ bụi bặm.

Giảm thiểu rủi ro mất mát, cháy hỏng

Hóa đơn giấy rất dễ bị rách, thất lạc, mối mọt hoặc cháy hỏng do các yếu tố khách quan. Nếu làm mất hóa đơn đã lập, hộ kinh doanh có thể đối mặt với mức phạt hành chính rất nặng. Ngược lại, hóa đơn điện tử được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây với độ bảo mật cao, đảm bảo dữ liệu luôn an toàn và có thể khôi phục lại ngay cả khi máy tính làm việc gặp sự cố.

Quản lý doanh thu minh bạch, tránh thất thoát

Phần mềm hóa đơn điện tử thường được tích hợp hoặc liên kết với phần mềm quản lý bán hàng. Nhờ sự đồng bộ này, chủ cửa hàng có thể theo dõi chính xác doanh thu bán hàng theo ngày, tháng, quý mà không cần cộng sổ sách thủ công. Việc quản lý chặt chẽ giúp hạn chế tình trạng nhân viên gian lận hoặc tính toán sai sót.

Nâng cao uy tín thương hiệu

Việc xuất một tờ hóa đơn điện tử rõ ràng, gửi qua Email hoặc Zalo cho khách hàng sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn hẳn so với một tờ hóa đơn viết tay nguệch ngoạc. Điều này giúp hộ kinh doanh xây dựng lòng tin nơi khách hàng, đặc biệt là các khách hàng doanh nghiệp cần chứng từ hợp lệ để thanh toán chi phí.

Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì?

Hộ kinh doanh có bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử không?

Câu trả lời ngắn gọn là CÓ. Tuy nhiên, mức độ áp dụng và hình thức sử dụng sẽ khác nhau tùy thuộc vào phương pháp tính thuế mà hộ kinh doanh đang đăng ký.

Căn cứ theo Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, toàn bộ lộ trình chuyển đổi đã hoàn tất từ ngày 01/07/2022. Do đó, việc sử dụng hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết các trường hợp, cụ thể được phân chia như sau:

Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai

Đây là nhóm đối tượng có quy mô doanh thu lớn, thực hiện chế độ kế toán và sổ sách đầy đủ tương tự như doanh nghiệp.

• Quy định: Bắt buộc 100% phải đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Hình thức áp dụng: Phải ký hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ (T-VAN), trang bị chữ ký số và sử dụng phần mềm để xuất hóa đơn liên tục. Mọi dữ liệu hóa đơn đều phải được chuyển lên cơ quan thuế (có mã hoặc không mã tùy lĩnh vực).
• Lưu ý: Nếu nhóm đối tượng này không thực hiện xuất hóa đơn điện tử sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính rất nặng và có thể bị ấn định thuế.

Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán

Đây là nhóm phổ biến nhất, thường là các cửa hàng nhỏ lẻ, nộp thuế theo mức cố định hàng tháng do cơ quan thuế ấn định.

• Quy định: Không bắt buộc phải đầu tư phần mềm hay sử dụng hóa đơn điện tử liên tục cho mọi giao dịch bán lẻ (trừ trường hợp sử dụng máy tính tiền).
• Khi khách hàng yêu cầu hóa đơn: Nếu khách hàng có nhu cầu lấy hóa đơn đỏ để về thanh toán cho công ty, chủ hộ kinh doanh bắt buộc phải thực hiện thủ tục xin cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh.
• Cách thức thực hiện: Chủ hộ gửi đề nghị cấp hóa đơn lên cổng thông tin của Tổng cục Thuế, nộp thuế cho hóa đơn đó, sau đó cơ quan thuế sẽ cấp mã để chủ hộ gửi cho khách hàng.

Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo từng lần phát sinh

Nhóm này thường là các cá nhân kinh doanh không thường xuyên, chỉ kinh doanh trong thời gian ngắn hoặc theo vụ việc.

• Quy định: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử cấp theo từng lần phát sinh.
• Cách thức: Tương tự như hộ khoán, mỗi khi có giao dịch bán hàng cần xuất hóa đơn, cá nhân kinh doanh phải làm thủ tục để được cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn đó.

Quy định về hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh

Để tránh các vi phạm hành chính, chủ hộ kinh doanh cần nắm vững các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC về đối tượng áp dụng và hình thức khởi tạo.

Quy định phân loại theo phương pháp tính thuế

Cơ quan thuế chia hộ kinh doanh thành hai nhóm đối tượng với nghĩa vụ sử dụng hóa đơn khác nhau:

• Đối với Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai:
  • Bắt buộc: Phải đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử tương tự như doanh nghiệp.
  • Yêu cầu: Phải có chữ ký số, phần mềm hóa đơn và thực hiện xuất hóa đơn cho toàn bộ hàng hóa, dịch vụ bán ra.
  • Loại hóa đơn: Thường sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (trừ một số trường hợp đặc thù được dùng không mã).
• Đối với Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán:
  • Quy định: Không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử liên tục.
  • Khi phát sinh nhu cầu: Nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn, chủ hộ sẽ được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.
  • Thủ tục: Chủ hộ gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn (Mẫu 06/ĐN-PSĐT) lên cổng thông tin của Tổng cục Thuế và nộp thuế đầy đủ cho lần phát sinh đó trước khi được cấp mã.

Quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Đây là nội dung trọng tâm được Tổng cục Thuế đẩy mạnh áp dụng bắt buộc từ năm 2025 đối với một số nhóm ngành đặc thù.

• Đối tượng áp dụng: Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai hoạt động trong các lĩnh vực cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, bao gồm:
  • Kinh doanh ăn uống, nhà hàng, khách sạn.
  • Bán lẻ hàng hóa (trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng tiện lợi).
  • Bán lẻ thuốc tân dược.
  • Dịch vụ vui chơi, giải trí, vé tham quan…
• Đặc điểm pháp lý khác biệt: Khác với hóa đơn điện tử thông thường, loại hình khởi tạo từ máy tính tiền có những quy định riêng để thuận tiện cho việc bán lẻ:
  • Không bắt buộc có chữ ký số: Trên tờ hóa đơn không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán và người mua.
  • Cấp mã tự động: Mã của cơ quan thuế được cấp tự động theo dải ký tự ngay khi xuất, không có độ trễ, đảm bảo việc thanh toán diễn ra liên tục.
  • Sửa sai dễ dàng: Nếu xuất sai, hệ thống cho phép xử lý điều chỉnh nhanh chóng để phù hợp với đặc thù giao dịch nhanh tại quầy thu ngân.
  • Quyền lợi: Người mua hàng nhận hóa đơn này có thể tham gia chương trình quay thưởng “Hóa đơn may mắn” do cơ quan thuế tổ chức định kỳ.

Lưu ý quan trọng: Chủ hộ kinh doanh thuộc nhóm đối tượng trên cần sớm trang bị phần mềm máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế để tuân thủ đúng lộ trình, tránh việc bị cơ quan chức năng kiểm tra và ấn định doanh thu do không xuất hóa đơn đúng quy định.

Giải pháp tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có ưu điểm gì?

Chủ động xuất hóa đơn liên tục 24/7

Khác với hóa đơn có mã thông thường phải chờ hệ thống thuế cấp mã rồi mới gửi được cho khách (có thể bị trễ mạng), giải pháp này cho phép máy tính tiền tự động cấp mã theo dải ký tự đã được cơ quan thuế cấp trước. Nhờ đó, việc xuất hóa đơn diễn ra tức thì ngay khi kết thúc đơn hàng, bất kể ngày đêm hay ngày nghỉ lễ, đảm bảo quy trình thanh toán tại quầy diễn ra thông suốt, không gây ùn tắc.

Tiết kiệm chi phí và nguồn lực

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh không cần đầu tư quá nhiều thiết bị đắt tiền. Giải pháp này có thể tích hợp trực tiếp vào các phần mềm bán hàng thông dụng hoặc máy POS cầm tay sẵn có. Việc không bắt buộc phải có chữ ký số trên từng tờ hóa đơn cũng giúp giảm bớt thao tác kỹ thuật phức tạp cho nhân viên thu ngân, tiết kiệm thời gian đào tạo.

Dễ dàng sửa sai và điều chỉnh

Trong môi trường bán lẻ tốc độ cao, sai sót là điều khó tránh khỏi. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền cho phép xử lý sai sót cực kỳ linh hoạt. Nếu phát hiện sai thông tin, thu ngân có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế ngay trên phần mềm chỉ với vài thao tác đơn giản, thay vì phải thực hiện quy trình hủy và gửi mẫu báo cáo sai sót phức tạp như hóa đơn thông thường.

Tăng uy tín và thu hút khách hàng nhờ “Hóa đơn may mắn”

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có đầy đủ thông tin để tham gia chương trình quay số trúng thưởng “Hóa đơn may mắn” do Cục Thuế các tỉnh tổ chức định kỳ. Khách hàng sẽ có xu hướng ưu tiên lựa chọn mua sắm, ăn uống tại các cơ sở có xuất loại hóa đơn này để tìm kiếm cơ hội trúng thưởng, từ đó giúp cơ sở kinh doanh gia tăng doanh số bán hàng.

Minh bạch tài chính, hạn chế rủi ro bị ấn định thuế

Việc ghi nhận doanh thu thực tế, chính xác qua hệ thống máy tính tiền giúp chứng minh năng lực tài chính minh bạch của cơ sở kinh doanh với các tổ chức tín dụng khi cần vay vốn. Đồng thời, sự minh bạch này cũng giúp hộ kinh doanh tránh được rủi ro bị cơ quan thuế kiểm tra và ấn định doanh thu ở mức cao do thiếu bằng chứng về hoạt động kinh doanh thực tế.

Hướng dẫn đăng ký và xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Thủ tục đăng ký sử dụng với cơ quan thuế (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT)

Đây là thủ tục bắt buộc đối với các Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai hoặc các hộ muốn sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên. Quy trình đăng ký diễn ra hoàn toàn trên môi trường mạng thông qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc thông qua các tổ chức nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu (T-VAN).

1. Lập tờ khai đăng ký: Chủ hộ truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử hoặc trang Thuế điện tử, tìm đến Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử). Tại đây, chủ hộ cần điền đầy đủ các thông tin định danh và tích chọn hình thức hóa đơn áp dụng (thường là hóa đơn có mã của cơ quan thuế).
2. Ký số và gửi tờ khai: Sau khi kiểm tra kỹ thông tin, người đại diện hộ kinh doanh sử dụng chữ ký số (Token) để ký và gửi tờ khai này đến cơ quan thuế.
3. Tiếp nhận và xử lý kết quả:
   • Trong vòng 15 phút sau khi gửi, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ trả về thông báo tiếp nhận.
   • Trong thời gian 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận (Mẫu số 01/TB-TNĐT).
   • Trường hợp được chấp nhận, hộ kinh doanh phải ngưng sử dụng hóa đơn giấy và bắt đầu xuất hóa đơn điện tử. Trường hợp không được chấp nhận, chủ hộ cần sửa đổi, bổ sung thông tin theo hướng dẫn và nộp lại tờ khai mới.

Cách mua hóa đơn cấp mã theo từng lần phát sinh (Dành cho hộ khoán)

Đối với hộ kinh doanh nộp thuế khoán hoặc hộ kinh doanh không thường xuyên, việc đầu tư phần mềm chuyên dụng là không bắt buộc. Khi khách hàng có nhu cầu lấy hóa đơn đỏ, chủ hộ sẽ thực hiện thủ tục xin cấp mã lẻ theo quy trình sau:

1. Nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn: Chủ hộ gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh (Mẫu số 06/ĐN-PSĐT) kèm theo Tờ khai thuế (Mẫu số 01/4-HĐKD) và các chứng từ chứng minh nghiệp vụ bán hàng (như hợp đồng, biên bản nghiệm thu…) đến cơ quan thuế quản lý.
2. Thực hiện nghĩa vụ thuế: Cơ quan thuế sẽ kiểm tra hồ sơ và thông báo số tiền thuế phát sinh cho giao dịch đó. Chủ hộ kinh doanh phải nộp đầy đủ số thuế này vào Ngân sách Nhà nước.
3. Nhận mã và phát hành hóa đơn: Ngay sau khi xác nhận hộ kinh doanh đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính, cơ quan thuế sẽ cấp mã cho hóa đơn điện tử mà hộ kinh doanh đã lập. Chủ hộ nhận file hóa đơn này (thường là định dạng PDF có mã xác thực) để gửi cho khách hàng. Quy trình này đảm bảo khách hàng nhận được chứng từ hợp pháp mà chủ hộ không cần duy trì hệ thống phần mềm tốn kém.

Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Để quy trình xuất hóa đơn diễn ra suôn sẻ, đặc biệt với các hộ kê khai phải xuất số lượng lớn hàng ngày, việc chọn đúng đối tác cung cấp phần mềm (T-VAN) là yếu tố then chốt. Dưới đây là các tiêu chí đánh giá một phần mềm chất lượng trong năm 2025:

• Tính ổn định và bảo mật: Phần mềm phải đảm bảo hoạt động liên tục, không bị nghẽn mạng vào các dịp cao điểm và bảo mật tuyệt đối dữ liệu khách hàng.
• Khả năng tích hợp: Giải pháp nên có khả năng kết nối đồng bộ với phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng hoặc máy tính tiền để giảm thiểu thao tác nhập liệu thủ công.
• Dịch vụ hỗ trợ 24/7: Đây là tiêu chí quan trọng nhất. Khi gặp sự cố kỹ thuật không thể xuất hóa đơn, hộ kinh doanh cần đội ngũ kỹ thuật viên hỗ trợ tức thời để không làm gián đoạn việc bán hàng.
• Thương hiệu uy tín: Chủ hộ nên ưu tiên lựa chọn các nhà cung cấp lớn, đã được Tổng cục Thuế thẩm định và công bố chính thức như: Viettel, VNPT, MISA, Bkav, FPT… để đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp lý mới nhất.

Mức phạt khi hộ kinh doanh không lập hóa đơn theo quy định

Mức phạt đối với hành vi KHÔNG LẬP hóa đơn

Đây là lỗi vi phạm nghiêm trọng nhất và có mức phạt cao nhất. Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhưng không lập hóa đơn (kể cả trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, cho, biếu, tặng) sẽ bị xử phạt như sau:

• Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng: Áp dụng cho hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định.
• Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc phải lập hóa đơn theo quy định đối với hàng hóa, dịch vụ đã bán.

Lưu ý quan trọng: Trong năm 2025, nếu cơ quan thuế phát hiện hành vi này tái diễn nhiều lần hoặc có dấu hiệu trốn thuế, hồ sơ có thể được chuyển sang cơ quan điều tra và mức phạt sẽ tính theo số lần thuế trốn (từ 1 đến 3 lần số thuế trốn) thay vì phạt hành chính đơn thuần.

Mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn SAI THỜI ĐIỂM

Rất nhiều hộ kinh doanh mắc lỗi này do thói quen “cuối ngày” hoặc “cuối tháng” mới xuất hóa đơn một lần. Quy định xử phạt cụ thể:

• Phạt cảnh cáo: Nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế (trừ trường hợp phạt cảnh cáo nêu trên).
• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Mức phạt liên quan đến hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Đối với các hộ kinh doanh thuộc nhóm ngành bắt buộc (ăn uống, bán lẻ…), việc không áp dụng hóa đơn từ máy tính tiền sẽ bị xử lý nghiêm:

• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Đối với hành vi không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế hoặc chuyển dữ liệu quá thời hạn quy định.
• Trong tương lai, cơ quan thuế sẽ áp dụng chế tài xử phạt theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 125) với mức phạt tăng nặng gấp nhiều lần cho hành vi không kết nối dữ liệu máy tính tiền, nhằm ngăn chặn triệt để tình trạng gian lận doanh thu bán lẻ.

Các mức phạt vi phạm khác thường gặp

• Nhận in hóa đơn đặt in khi không đáp ứng đủ điều kiện quy định in hóa đơn: Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng.
• Hủy hóa đơn trái quy định: Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

Xem chi tiết tại đây.

Lời khuyên: Để tránh “tiền mất tật mang”, chủ hộ kinh doanh cần quán triệt nguyên tắc “Bán hàng là xuất hóa đơn ngay”. Số tiền phạt cho một lần vi phạm hiện nay có thể tương đương với lợi nhuận của cả một tháng kinh doanh, do đó sự tuân thủ là giải pháp tiết kiệm và an toàn nhất.

Kết luận

Như vậy, câu trả lời cho vấn đề “Hộ kinh doanh có cần xuất hóa đơn điện tử không?” là CÓ, nhưng hình thức áp dụng sẽ linh hoạt tùy thuộc vào phương pháp tính thuế của từng cơ sở. Hy vọng những thông tin trong bài viết đã giúp quý độc giả gỡ bỏ mọi vướng mắc. Hãy bắt tay vào rà soát quy trình hiện tại và liên hệ với các đơn vị cung cấp giải pháp uy tín để thực hiện đúng luật ngay hôm nay.

Những câu hỏi thường gặp