Bạn cảm thấy khó chịu khi phải chờ đợi quá lâu để kết nối với tổng đài của một doanh nghiệp? Hay bạn từng gặp phải tình trạng máy bận liên tục khi liên hệ với một công ty? Trên thực tế, tất cả những tình trạng này đều có thể được giải quyết triệt để nhờ hệ thống tổng đài PABX. Vậy chính xác PABX là gì? PABX có công dụng như thế nào đối với doanh nghiệp? Trong bài viết dưới đây, Tino Group sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về PABX. Hãy cùng đón đọc ngay nhé!

PABX là gì?

PABX (Private Automatic Branch Exchange) là hệ thống tổng đài điện thoại tự động riêng, được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp. Khác với hệ thống điện thoại truyền thống sử dụng tổng đài viên để kết nối cuộc gọi, PABX giúp doanh nghiệp tự động định tuyến cuộc gọi, liên lạc nội bộ chỉ bằng một nút bấm trên điện thoại văn phòng.

Sự ra đời của PABX đã mang đến một bước ngoặt cho hệ thống điện thoại doanh nghiệp, loại bỏ hoàn toàn nhu cầu sử dụng phòng tổng đài viên cồng kềnh như trước. Hơn hết, PABX còn giúp việc thực hiện cuộc gọi nội bộ trở nên đơn giản, dễ dàng và hoàn toàn miễn phí. Trước đây, chi phí lắp đặt hệ thống PABX khá cao. Tuy nhiên, ở thời điểm hiện tại, khi công nghệ ngày càng tân tiến, việc sở hữu PABX không còn quá khó khăn đối với doanh nghiệp, giá thành cũng giảm đáng kể.

Nguyên lý hoạt động của PABX

PABX hoạt động dựa trên nguyên tắc tự động quản lý và chuyển đổi các cuộc gọi điện thoại trong một mạng nội bộ của doanh nghiệp. Hệ thống PABX cho phép nhân viên trong cùng tổ chức giao tiếp nội bộ và gọi ra bên ngoài thông qua một mạng nội bộ của điện thoại. Dưới đây là nguyên lý hoạt động cụ thể.

Quản lý số điện thoại nội bộ

PABX duy trì một danh sách các số điện thoại nội bộ của các nhân viên và các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Khi người dùng muốn gọi đến một số trong cùng hệ thống, họ chỉ cần nhập số điện thoại nội bộ, PABX sẽ tự động kết nối cuộc gọi này mà không cần thông qua mạng công cộng.

Chuyển đổi và chuyển tiếp cuộc gọi

Với PABX, người dùng có thể chuyển tiếp cuộc gọi đến số khác hoặc chuyển cuộc gọi đến nhân viên khác trong cùng tổ chức một cách dễ dàng. Để thực hiện thao tác này, người dùng chỉ cần nhấn các phím chức năng trên điện thoại hoặc sử dụng giao diện web của hệ thống PABX.

Quản lý tài nguyên và chi phí

PABX cung cấp các tính năng như số đăng ký chờ, phân phối cuộc gọi tự động (ACD), báo cáo tài nguyên sử dụng,… Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hoá việc sử dụng tài nguyên điện thoại. Hệ thống này còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc.

Tích hợp với các công nghệ mới

Hiện nay, các PABX có thể tích hợp với những công nghệ tân tiến mới, như công nghệ điện thoại IP (VoIP), các dịch vụ điện thoại trên Internet (Internet Telephony). Đồng thời, hệ thống PABX thế hệ mới còn có khả năng call video, tích hợp với các ứng dụng khác trong môi trường kinh doanh số.

Nguyên lý hoạt động này giúp PABX trở thành một công cụ quan trọng trong việc quản lý và tối ưu hóa các cuộc gọi điện thoại trong doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu giao tiếp hiệu quả, tiết kiệm chi phí.

Các tính năng chính của hệ thống PABX

Không chỉ cho phép doanh nghiệp sử dụng nhiều máy điện thoại hơn số đường dây vật lý, hệ thống PABX còn mang lại vô vàn tính năng hữu ích khác. Từ đó, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả giao tiếp, quản lý cuộc gọi. Dưới đây là 4 tính năng chính của PABX.

Định tuyến và chuyển cuộc gọi

Tính năng di động và hỗ trợ làm việc từ xa

Công cụ hội nghị và cộng tác

Bảo mật và độ tin cậy

7 lợi ích nổi bật của hệ thống PABX

PABX đã trở thành một phần không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện đại. Dưới đây là 7 lợi ích nổi bật mà công cụ này mang lại.

#1. Tiết kiệm chi phí

PABX giúp doanh nghiệp sử dụng các máy nhánh nội bộ để kết nối nhân viên, giảm thiểu nhu cầu sử dụng đường dây điện thoại bên ngoài. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể chi phí dịch vụ điện thoại, đặc biệt là chi phí cho việc thuê tổng đài viên.

#2. Khả năng mở rộng linh hoạt

Hệ thống PABX có thể dễ dàng mở rộng bằng cách thêm các máy nhánh mới khi quy mô doanh nghiệp tăng trưởng. Ưu điểm này giúp loại bỏ nhu cầu lắp đặt hoàn toàn hệ thống điện thoại mới, tiết kiệm thời gian và chi phí.

#3. Tính năng tiên tiến

PABX hiện đại được trang bị nhiều tính năng tiên tiến như tổng đài tự động, thư thoại, định tuyến cuộc gọi, nhận dạng người gọi, theo dõi cuộc gọi, hội nghị, ghi âm cuộc gọi,… Nhờ đó, PABX giúp cải thiện đáng kể hiệu quả giao tiếp, nâng cao năng suất làm việc và mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng.

#4. Quản lý tập trung

Hệ thống PABX được quản lý tập trung, cho phép quản trị viên dễ dàng điều hành toàn bộ mạng điện thoại của công ty từ một vị trí trung tâm. Các cài đặt và cấu hình có thể được áp dụng đồng bộ cho tất cả máy nhánh, giúp đơn giản hóa việc quản lý và tiết kiệm thời gian.

#5. Nâng cao tính chuyên nghiệp

Với các tính năng như tổng đài tự động, thư thoại và định tuyến cuộc gọi đến đúng máy nhánh, PABX giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Điều này góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và tạo dựng uy tín cho thương hiệu.

#6. Khả năng tích hợp

Nhiều hệ thống PABX có API cho phép tích hợp với phần mềm CRM, chatbot AI và các công nghệ hữu ích khác. Nhờ đó, PABX thúc đẩy năng suất làm việc, nâng cao chất lượng dịch vụ và hỗ trợ các hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

#7. Tùy chọn di động

Một số hệ thống PABX hiện đại đi kèm với ứng dụng di động hoặc tích hợp với điện thoại di động. Ưu điểm này mang đến sự linh hoạt cho nhân viên khi thực hiện cuộc gọi, giúp họ dễ dàng kết nối và làm việc mọi lúc mọi nơi, đồng thời góp phần tiết kiệm chi phí điện thoại cho doanh nghiệp.

Với những tính năng đa dạng và ưu việt, hệ thống PABX hứa hẹn mang đến cho doanh nghiệp giải pháp toàn diện để quản lý, nâng cao chất lượng hệ thống điện thoại, từ đó cải thiện hiệu quả giao tiếp, hỗ trợ làm việc từ xa và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Qua bài viết trên, Tino Group tin rằng bạn đã hiểu rõ PABX là gì cũng như lợi ích của hệ thống này mang lại. Hãy tiếp tục theo dõi Tino Group để đón đọc những bài viết hay và hữu ích khác bạn nhé!

Tài liệu tham khảo:

1. JEREMIAH ZERBY. (2024, Frebuary 21). PABX vs. PBX: There’s Only One Difference. Nextiva.com. https://www.nextiva.com/blog/what-is-pabx.html
2. Yeastar. (2024, January 1). Everything You Need to Know About PABX. Yeastar.com. https://www.yeastar.com/blog/everything-you-need-to-know-about-pabx/

Những câu hỏi thường gặp