Top 10+ phần mềm quản lý quán cà phê tốt nhất [2026]: Tối ưu quy trình & doanh thu

Trong bối cảnh kinh doanh quán cà phê hiện nay, việc ghi chép thủ công hay sử dụng các công cụ quản lý lạc hậu không còn đủ sức giúp chủ quán kiểm soát chặt chẽ doanh thu, nguyên vật liệu và nhân sự. Sự thiếu hụt công nghệ hiện đại thường dẫn đến thất thoát tài chính và trải nghiệm dịch vụ kém. Để giải quyết bài toán này, việc ứng dụng các giải pháp phần mềm tiên tiến là bước đi bắt buộc. Cùng Tino điểm qua top 10 phần mềm quản lý quán cà phê tốt nhất hiện nay qua bài viết dưới đây nhé!

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý cho quán cà phê?

Việc áp dụng công nghệ vào vận hành quán cà phê mang lại những lợi ích thiết thực sau đây:

• Tăng tốc độ phục vụ: Nhân viên thực hiện thao tác gọi món ngay trên máy tính bảng hoặc điện thoại, chuyển lệnh trực tiếp xuống quầy pha chế, giúp giảm thời gian chờ đợi của khách hàng.
• Giảm thiểu sai sót: Hệ thống ghi nhận chính xác yêu cầu của khách (bao gồm cả các ghi chú về đường, đá, topping), hạn chế tình trạng nhân viên nhớ nhầm hoặc ghi chép thiếu món.
• Kiểm soát chặt chẽ nguyên vật liệu: Phần mềm tự động trừ kho theo định lượng đã cài đặt sẵn mỗi khi bán ra một ly đồ uống, giúp chủ quán phát hiện ngay lập tức tình trạng thất thoát hoặc hao hụt bất thường.
• Quản lý từ xa hiệu quả: Chủ kinh doanh có thể xem báo cáo doanh thu, tình hình hoạt động của quán theo thời gian thực ngay trên điện thoại di động mà không cần có mặt trực tiếp tại cửa hàng.
• Nâng cao tính chuyên nghiệp: Việc in hóa đơn rõ ràng, thanh toán đa dạng (tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử) tạo ấn tượng tốt và sự tin tưởng cho khách hàng.

Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất [2026]

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý quán cà phê phù hợp

• Giao diện trực quan, dễ sử dụng: Ưu tiên các phần mềm có thiết kế đơn giản, bố cục rõ ràng để nhân viên phục vụ (thường là sinh viên làm thêm, thay đổi nhân sự thường xuyên) có thể làm quen và thao tác thành thạo chỉ sau 15-30 phút đào tạo.
• Đầy đủ tính năng nghiệp vụ đặc thù: Phần mềm cần hỗ trợ tốt các nghiệp vụ của ngành F&B như: quản lý bàn, gộp/tách bàn, tính năng ghi chú món (ít đường, nhiều đá), quản lý combo và các chương trình khuyến mãi giờ vàng.
• Khả năng hoạt động khi mất kết nối mạng: Hệ thống vẫn phải cho phép order và thanh toán bình thường ngay cả khi đường truyền Internet gặp sự cố, sau đó tự động đồng bộ dữ liệu khi có mạng trở lại.
• Chi phí hợp lý và minh bạch: Xem xét kỹ các khoản phí bao gồm: phí khởi tạo, phí duy trì hàng năm, phí nâng cấp và chi phí thiết bị phần cứng đi kèm.
• Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật: Lựa chọn nhà cung cấp có đội ngũ chăm sóc khách hàng tại Việt Nam, sẵn sàng hỗ trợ 24/7 qua tổng đài hoặc các kênh chat trực tuyến để xử lý kịp thời các sự cố phát sinh trong giờ cao điểm.

Top 10+ phần mềm quản lý quán cà phê tốt nhất hiện nay

#1. CukCuk (Phát triển bởi MISA)

CukCuk là sản phẩm chiến lược của MISA, đơn vị công nghệ với bề dày kinh nghiệm tại Việt Nam. Giải pháp này được tin dùng rộng rãi nhờ sự ổn định, khả năng đáp ứng linh hoạt cho mọi mô hình từ quán nhỏ lẻ đến chuỗi nhượng quyền lớn, giúp chủ quán kiểm soát chặt chẽ hoạt động kinh doanh.

Các tính năng nổi bật:

• Quản lý định lượng nguyên vật liệu chi tiết đến từng đơn vị nhỏ nhất.
• Hoạt động mượt mà ngay cả khi mất kết nối Internet.
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ, phục vụ tốt cho cả khách nước ngoài.
• Tích hợp sẵn hóa đơn điện tử và đồng bộ dữ liệu với phần mềm kế toán MISA.

Chi phí: Từ 199.000đ – 499.000đ/tháng (Có gói dùng thử miễn phí 15 ngày).

Website: cukcuk.vn

#2. KiotViet

KiotViet duy trì vị thế là phần mềm quản lý bán hàng phổ biến bậc nhất nhờ triết lý thiết kế “đơn giản hóa công nghệ”. Trong năm 2026, công cụ này tiếp tục được nâng cấp mạnh mẽ các tiện ích chuyên sâu cho ngành F&B, giúp nhân viên thao tác nhanh chóng mà không cần đào tạo phức tạp.

Các tính năng nổi bật:

• Giao diện trực quan, nhân viên chỉ cần 15 phút làm quen là có thể bán hàng.
• Quản lý sơ đồ bàn phòng và đặt bàn từ xa chặt chẽ.
• Màn hình bếp hiển thị thực đơn theo thời gian thực (Real-time).
• Hỗ trợ thanh toán QR Code động, giảm thiểu sai sót khi nhập số tiền.

Chi phí: Từ 270.000đ/tháng.

Website: kiotviet.vn

#3. iPOS (Sản phẩm chủ lực FABi)

iPOS là cái tên gạo cội trong ngành F&B Việt Nam, nổi tiếng với khả năng cung cấp giải pháp vận hành tổng thể chứ không chỉ dừng lại ở một công cụ tính tiền. Hệ sinh thái của iPOS được đánh giá rất cao về độ sâu nghiệp vụ và khả năng chịu tải lớn trong những khung giờ cao điểm.

Các tính năng nổi bật:

• Hệ sinh thái khép kín kết nối chặt chẽ: POS – Kế toán – Marketing (CRM).
• Báo cáo phân tích hành vi thực khách chuyên sâu giúp tối ưu thực đơn.
• Xử lý tốc độ cao, đảm bảo hoạt động ổn định khi lượng đơn hàng tăng đột biến.
• Tích hợp các giải pháp thanh toán điện tử hiện đại nhất.

Chi phí: Thường bán theo gói combo (Phần cứng + Phần mềm) hoặc gói thuê bao năm (Liên hệ hãng).

Website: ipos.vn

#4. POS365

POS365 là giải pháp quản lý trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud) ưu việt, giúp tiết kiệm chi phí đầu tư hạ tầng cho chủ quán. Công cụ này là lựa chọn hàng đầu cho các mô hình quán cà phê take-away, quán ăn nhanh cần tốc độ xử lý nhanh và sự linh hoạt.

Các tính năng nổi bật:

• Đồng bộ dữ liệu tức thời trên mọi thiết bị quản lý.
• Cho phép gọi món (Order) ngay tại bàn thông qua máy tính bảng.
• Hỗ trợ đa dạng các phương thức thanh toán không tiền mặt.
• Báo cáo lãi lỗ, doanh thu chi tiết và trực quan.

Chi phí: Khoảng 1.950.000đ/năm.

Website: pos365.vn

#5. Sapo FnB

Nằm trong hệ sinh thái bán hàng đa kênh nổi tiếng, Sapo FnB được thiết kế chuyên biệt để giúp các chủ quán tối ưu hóa doanh thu từ nhiều nguồn khác nhau. Phần mềm này giải quyết bài toán quản lý tập trung đơn hàng từ bán tại chỗ đến các ứng dụng giao đồ ăn.

Các tính năng nổi bật:

• Kết nối trực tiếp và đồng bộ đơn hàng từ GrabFood, ShopeeFood về một màn hình duy nhất.
• Quản lý kho định lượng nguyên liệu chính xác.
• Hỗ trợ tạo Website đặt món riêng (Web Order) để giảm sự phụ thuộc vào bên thứ ba.
• Tách/gộp bàn, chuyển bàn linh hoạt.

Chi phí: Khoảng 170.000đ/tháng (gói Starup).

Website: sapo.vn

#6. PosApp

PosApp gây ấn tượng mạnh nhờ khả năng tương thích tuyệt vời với nhiều loại thiết bị phần cứng, từ máy POS cầm tay đến điện thoại di động. Giải pháp này cực kỳ phù hợp cho các mô hình xe đẩy, ki-ốt hoặc các quán có không gian quầy thu ngân hạn chế.

Các tính năng nổi bật:

• Hoạt động trơn tru trên cả hai hệ điều hành Android và iOS.
• Hỗ trợ khách hàng tự Order bằng mã QR tại bàn.
• Tính năng tự động in tem nhãn dán ly (dành cho mô hình trà sữa/cafe).
• Quản lý ca làm việc và doanh số nhân viên chặt chẽ.

Chi phí: Từ 150.000đ – 299.000đ/tháng.

Website: posapp.vn

#7. Loyverse (Phần mềm quốc tế)

Loyverse là đại diện sáng giá trong phân khúc phần mềm miễn phí chuẩn quốc tế. Ứng dụng này sở hữu cộng đồng người dùng đông đảo và hỗ trợ tiếng Việt khá tốt, là bước khởi đầu lý tưởng cho các quán startup muốn tối ưu chi phí vận hành ban đầu.

Các tính năng nổi bật:

• Cung cấp miễn phí trọn đời các tính năng POS bán hàng cơ bản.
• Tích hợp sẵn hệ thống quản lý khách hàng thân thiết (Loyalty).
• Giao diện hiện đại, đẹp mắt trên smartphone và tablet.
• Gửi hóa đơn điện tử qua email cho khách hàng.

Chi phí: Miễn phí (Các tính năng nâng cao như quản lý nhân viên, kho chuyên sâu có phí từ $5/tháng).

Website: loyverse.com

#8. DanTriSoft

DanTriSoft lựa chọn hướng đi khác biệt với phiên bản Offline cài đặt trực tiếp trên máy tính, đề cao sự an toàn và ổn định dữ liệu. Đây là giải pháp phù hợp cho các chủ kinh doanh muốn sở hữu phần mềm vĩnh viễn và không muốn phụ thuộc quá nhiều vào kết nối Internet.

Các tính năng nổi bật:

• Hoạt động ổn định, không lo gián đoạn do đường truyền mạng.
• Dữ liệu được lưu trữ cục bộ, đảm bảo tính bảo mật cao.
• Cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ bán hàng cơ bản trong bản miễn phí.
• Giao diện đơn giản, tập trung vào công năng sử dụng.

Chi phí: Bản quyền vĩnh viễn khoảng 2.990.000đ (trả 1 lần).

Website: dantrisoft.com

#9. Mona Media (Mona Hams / NHAHANG.AI)

Khác với các phần mềm đóng gói sẵn, Mona Media cung cấp giải pháp thiết kế riêng hoặc các gói phần mềm có khả năng tùy biến cao. Đơn vị này thường được các thương hiệu lớn lựa chọn để xây dựng hệ thống quản lý mang đậm bản sắc riêng.

Các tính năng nổi bật:

• Tùy chỉnh giao diện và tính năng theo yêu cầu đặc thù của thương hiệu.
• Thiết kế App mobile riêng (Super App) cho khách hàng của quán.
• Tích hợp các chương trình Membership phức tạp và chuyên sâu.
• Đồng bộ dữ liệu website và phần mềm bán hàng.

Chi phí: Từ 298.000đ/tháng

Website: https://nhahang.ai/

#10. Loop Smart POS

Loop Smart POS mang đến hơi thở công nghệ hiện đại từ Singapore, định vị mình là một nền tảng “Retail 4.0”. Loop không chỉ đơn thuần là máy tính tiền mà còn là công cụ giúp chủ quán xây dựng và chăm sóc tệp khách hàng trung thành một cách bài bản.

Các tính năng nổi bật:

• Tích hợp mạnh mẽ các công cụ Marketing tự động.
• Đồng bộ bán hàng đa kênh (Omnichannel) hiệu quả.
• Hệ thống báo cáo thông minh, phân tích xu hướng tiêu dùng.
• Giao diện trẻ trung, hiện đại.

Chi phí: Liên hệ để nhận báo giá giải pháp.

Website: loop.vn

#11. Relipos

Relipos là giải pháp quản lý F&B chuyên sâu với hơn 10 năm phát triển, được nhiều chuỗi nhà hàng và cafe lớn tin dùng. Hệ thống này nổi bật với khả năng kiểm soát quy trình vận hành phức tạp từ Bếp – Bar đến Thu ngân một cách chặt chẽ và khoa học.

Các tính năng nổi bật:

• Quy trình Order – Bếp – Thu ngân khép kín, giảm thiểu tối đa sai sót.
• Kiểm soát định lượng và hao hụt kho nguyên liệu chính xác.
• Hệ thống báo cáo quản trị chi tiết dành cho chủ đầu tư.
• Phân quyền nhân viên chi tiết và bảo mật.

Chi phí: Liên hệ để nhận báo giá chi tiết.

Website: relipos.com

Bảng so sánh nhanh các phần mềm quản lý quán cafe hàng đầu:

Kết luận

Tóm lại, giải pháp công nghệ phù hợp cần đóng vai trò như một người trợ lý đắc lực, giúp chủ quán kiểm soát thất thoát, tối ưu quy trình vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Không có phần mềm “tốt nhất cho tất cả”, chỉ có phần mềm “phù hợp nhất” với mô hình kinh doanh của bạn. Do đó, hãy cân nhắc kỹ lưỡng về ngân sách, quy mô quán và trình độ nhân sự trước khi quyết định. Lời khuyên chân thành là hãy đăng ký dùng thử miễn phí hoặc yêu cầu demo trực tiếp từ nhà cung cấp để có trải nghiệm thực tế trước khi xuống tiền.

Những câu hỏi thường gặp