So sánh POS365 và KiotViet: Cuộc đua của hai giải pháp quản lý bán hàng hàng đầu 2026

Giữa hàng loạt phần mềm quản lý bán hàng trên thị trường, POS365 và KiotViet nổi lên như hai ứng cử viên sáng giá nhất, chiếm thị phần lớn tại Việt Nam. Mỗi giải pháp đều sở hữu những thế mạnh riêng biệt về hệ sinh thái, tính năng và chính sách giá. Tuy nhiên, đâu mới là công cụ thực sự phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn? Bài viết này sẽ phân tích, so sánh POS365 và KiotViet trên các khía cạnh quan trọng nhất, giúp chủ cửa hàng đưa ra quyết định đầu tư chính xác và hiệu quả.

Tổng quan về POS365 và KiotViet

POS365 là gì?

POS365 là giải pháp phần mềm quản lý bán hàng dựa trên nền tảng điện toán đám mây, được nghiên cứu và phát triển bởi Công ty Cổ phần Phần mềm 365 (365 Software JSC). Chính thức ra mắt thị trường vào khoảng năm 2015, giải pháp này nhanh chóng tạo dựng được chỗ đứng vững chắc nhờ khả năng tối ưu hóa quy trình vận hành cho các mô hình vừa và nhỏ (SME), đặc biệt là trong lĩnh vực F&B (Nhà hàng, Quán Cafe) và bán lẻ.

Đến nay, POS365 được cộng đồng chủ doanh nghiệp đánh giá cao bởi sự linh hoạt, giao diện trực quan và khả năng hoạt động ổn định ngay cả khi mất kết nối internet. Phần mềm tập trung mạnh vào việc đơn giản hóa các thao tác quản lý, giúp chủ cửa hàng kiểm soát doanh thu, kho hàng và nhân viên một cách hiệu quả với chi phí đầu tư hợp lý.

Ưu điểm:

• Giao diện trực quan, dễ tiếp cận: Đội ngũ phát triển 365 Software thiết kế giao diện theo hướng tối giản, tập trung vào trải nghiệm người dùng. Nhân viên mới chỉ mất khoảng 15-20 phút làm quen là có thể thao tác bán hàng thành thạo.
• Tối ưu hóa cho ngành F&B: POS365 thể hiện sự vượt trội khi áp dụng cho mô hình nhà hàng, quán cà phê. Tính năng “Order không dây” giúp nhân viên phục vụ gửi thực đơn trực tiếp xuống bếp/bar mà không cần di chuyển, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian vận hành.
• Hoạt động mượt mà trên nhiều thiết bị: Nhờ nền tảng điện toán đám mây tiên tiến, phần mềm này tương thích tốt trên mọi thiết bị từ máy tính, điện thoại, máy tính bảng đến các loại máy POS cầm tay chuyên dụng mà không yêu cầu cấu hình phần cứng quá cao.
• Chi phí đầu tư hợp lý: So với mặt bằng chung, POS365 thường cung cấp các gói cước linh hoạt, giúp chủ cửa hàng tiết kiệm chi phí vận hành dài hạn.

Nhược điểm:

• Hệ sinh thái mở rộng chưa quá lớn: So với đối thủ lâu năm, các tiện ích bổ trợ xung quanh phần mềm chính (như kết nối nguồn hàng sỉ, vay vốn kinh doanh) của POS365 vẫn đang trong quá trình hoàn thiện và chưa phong phú bằng.
• Khả năng tùy biến sâu cho ngành đặc thù: Với một số ngành hàng bán lẻ ngách đòi hỏi quy trình quản lý kho phức tạp hoặc quản lý lô/date chuyên sâu, POS365 đôi khi chưa đáp ứng được chi tiết như kỳ vọng của các doanh nghiệp lớn.

Xem thêm: Top 10+ phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất

KiotViet là gì?

KiotViet được biết đến là nền tảng quản lý bán hàng phổ biến hàng đầu tại Việt Nam hiện nay, chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ cho hơn 20 ngành hàng khác nhau từ bán lẻ, tạp hóa đến thời trang, điện máy. Sản phẩm này thuộc quyền sở hữu trí tuệ và phát triển bởi Công ty Cổ phần Phần mềm Citigo, chính thức đi vào hoạt động từ năm 2014.

Trải qua hơn một thập kỷ phát triển, KiotViet đã xây dựng được một hệ sinh thái công nghệ đồ sộ, không chỉ dừng lại ở phần mềm quản lý mà còn mở rộng sang các dịch vụ tài chính, kết nối nguồn hàng và vận chuyển (KiotViet Connect). Với vị thế là “anh cả” trong ngành phần mềm quản lý bán hàng, hệ thống này hiện đang phục vụ hàng trăm nghìn nhà bán hàng trên toàn quốc, nổi bật với khả năng am hiểu sâu sắc thói quen kinh doanh của người Việt.

Ưu điểm:

• Hệ sinh thái công nghệ toàn diện: Chủ cửa hàng không chỉ có phần mềm quản lý mà còn được tiếp cận nền tảng KiotViet Connect để nhập hàng giá sỉ, tích hợp vận chuyển tự động và hỗ trợ các giải pháp tài chính ngay trên giao diện quản trị.
• Chuyên biệt hóa cho từng ngành hàng: Thay vì dùng một giao diện chung, KiotViet phát triển các phiên bản riêng biệt cho Bán lẻ, Nhà hàng, Spa/Salon hay Khách sạn. Cách tiếp cận này giúp các tính năng bám sát nhu cầu thực tế của từng mô hình kinh doanh.
• Khả năng hoạt động ngoại tuyến mạnh mẽ: Hệ thống cho phép duy trì bán hàng ngay cả khi mất kết nối internet. Dữ liệu sẽ tự động đồng bộ lên hệ thống chung ngay khi đường truyền mạng được khôi phục, đảm bảo quy trình bán hàng không bị gián đoạn.
• Cộng đồng hỗ trợ lớn: Với lượng người dùng đông đảo, các chủ shop dễ dàng tìm thấy sự hỗ trợ, chia sẻ kinh nghiệm sử dụng hoặc thanh lý/sang nhượng thiết bị phần cứng tương thích trong các hội nhóm cộng đồng.

Nhược điểm:

• Giao diện có phần phức tạp: Do tích hợp quá nhiều tính năng trong cùng một hệ thống, giao diện quản lý của KiotViet đôi khi gây rối mắt cho người mới bắt đầu. Chủ cửa hàng có thể mất nhiều thời gian hơn để đào tạo nhân viên làm quen với toàn bộ quy trình.
• Chi phí tích lũy cao: Mô hình thu phí thuê bao hàng tháng của KiotViet yêu cầu doanh nghiệp phải chi trả đều đặn. Nếu tính toán trong dài hạn (3-5 năm), tổng chi phí sử dụng phần mềm có thể cao hơn đáng kể so với các giải pháp mua gói trọn đời hoặc gói dài hạn giá ưu đãi khác.
• Dịch vụ hỗ trợ vào giờ cao điểm: Mặc dù đội ngũ hỗ trợ đông đảo, nhưng do lượng khách hàng quá lớn, vào những dịp lễ tết hoặc giờ cao điểm, việc kết nối với tổng đài viên để xử lý sự cố kỹ thuật đôi lúc vẫn gặp tình trạng quá tải.

Xem thêm: So sánh MISA và KiotViet

So sánh POS365 và KiotViet dựa trên các tiêu chí cốt lõi

Giao diện người dùng và trải nghiệm thao tác (UI/UX)

• POS365: Giải pháp này ghi điểm nhờ ngôn ngữ thiết kế hiện đại, sử dụng các khối màu sắc tươi sáng và biểu tượng to, rõ ràng. Cách bố trí này giúp nhân viên thu ngân thao tác nhanh trên màn hình cảm ứng mà không bị nhầm lẫn. POS365 đặc biệt phù hợp với những người không quá am hiểu về công nghệ nhờ sự tối giản trong các bước điều hướng.
• KiotViet: Phần mềm hướng tới sự chuyên nghiệp và hiển thị nhiều thông tin chi tiết trên một màn hình. Giao diện của KiotViet mang tính chất “kỹ thuật” hơn, phù hợp với nghiệp vụ kế toán hoặc quản lý kho cần số liệu chính xác. Tuy nhiên, mật độ thông tin dày đặc đôi khi khiến người mới bắt đầu cảm thấy choáng ngợp và cần thời gian làm quen.

Nghiệp vụ bán hàng và tính ổn định

• POS365: Hệ thống xử lý đơn hàng rất nhanh, đặc biệt tối ưu cho ngành F&B (ăn uống). Tính năng “Order” hoạt động mượt mà, đồng bộ tức thì từ máy tính bảng của nhân viên xuống bếp. Khả năng bán hàng khi mất mạng của POS365 cũng hoạt động tốt, dữ liệu sẽ tự động đẩy lên hệ thống khi có kết nối trở lại.
• KiotViet: Đơn vị này cung cấp các phiên bản chuyên biệt hóa cao độ (bán lẻ, nhà hàng, spa…). Với ngành bán lẻ, KiotViet hỗ trợ quét mã vạch tốc độ cao, xử lý hàng nghìn mã hàng mà không gặp tình trạng giật, lag. Hệ thống máy chủ của KiotViet được đánh giá là rất ổn định, chịu tải tốt trong những dịp cao điểm như Black Friday hay Tết Nguyên đán.

Khả năng quản lý kho hàng chuyên sâu

• POS365: Chức năng kho của phần mềm này đáp ứng tốt các nhu cầu cơ bản như nhập, xuất, tồn và kiểm kê. Điểm mạnh nằm ở việc định lượng nguyên liệu cho ngành F&B (ví dụ: 1 ly cà phê tốn bao nhiêu gram hạt, bao nhiêu sữa), giúp trừ kho tự động khi bán thành phẩm.
• KiotViet: Đây là thế mạnh vượt trội của KiotViet. Hệ thống cho phép quản lý hàng hóa theo lô, hạn sử dụng (quan trọng với thực phẩm, dược phẩm) và quản lý theo Serial/IMEI (quan trọng với điện thoại, điện máy). Quy trình kiểm kho, điều chuyển kho giữa các chi nhánh được KiotViet xây dựng chặt chẽ và chi tiết hơn.

Quản lý nhân viên và phân quyền

• POS365: Cơ chế phân quyền đơn giản, tập trung vào việc giám sát doanh số bán hàng của từng nhân viên để tính hoa hồng. Chủ cửa hàng có thể xem lịch sử giao dịch để biết nhân viên nào đã thực hiện đơn hàng nào.
• KiotViet: Hệ thống phân quyền của KiotViet cực kỳ chi tiết. Chủ doanh nghiệp có thể giới hạn nhân viên chỉ được xem giá vốn, không được sửa xóa đơn hàng, hoặc chỉ được truy cập vào một kho cụ thể. Nhật ký hoạt động ghi lại từng thao tác nhỏ nhất của nhân viên, giúp hạn chế tối đa tình trạng gian lận.

Quản lý khách hàng và Marketing (CRM)

• POS365: Phần mềm hỗ trợ lưu trữ thông tin khách hàng, tích điểm thành viên và gửi tin nhắn chăm sóc tự động (SMS Brandname, Zalo). Các tính năng này đủ dùng cho các cửa hàng vừa và nhỏ muốn giữ chân khách quen.
• KiotViet: Giải pháp này đi sâu hơn vào việc phân nhóm khách hàng tự động dựa trên thói quen mua sắm (ví dụ: nhóm khách VIP, nhóm khách lâu không quay lại). Từ dữ liệu này, chủ shop có thể tạo các chương trình khuyến mãi riêng biệt và gửi voucher điện tử trực tiếp đến từng nhóm đối tượng thông qua Zalo OA được tích hợp sẵn.

Hệ sinh thái và khả năng tích hợp mở rộng

• POS365: Tập trung mạnh vào việc tích hợp các giải pháp thanh toán không tiền mặt. POS365 kết nối tốt với các ví điện tử, mã VietQR động (tự hiện số tiền) giúp quy trình thanh toán tại quầy diễn ra nhanh chóng.
• KiotViet: KiotViet kết nối trực tiếp với các sàn Thương mại điện tử (Shopee, TikTok Shop, Lazada) để đồng bộ tồn kho. Ngoài ra, tính năng KiotViet Connect giúp chủ shop nhập hàng giá sỉ và kết nối với các đơn vị vận chuyển (Giao Hàng Nhanh, Viettel Post) ngay trên giao diện quản lý mà không cần mở ứng dụng khác.

Chi phí sử dụng và chính sách giá

• POS365: Thường áp dụng chính sách bán gói cước theo năm (1 năm, 2 năm, vĩnh viễn). Mức giá chia theo thời gian sử dụng thường rẻ hơn khi mua các gói dài hạn. Cách tính giá này phù hợp với các chủ cửa hàng muốn thanh toán một lần để sử dụng lâu dài, không lo phát sinh phí hàng tháng.

• KiotViet: Áp dụng mô hình thu phí thuê bao theo tháng (cần đóng tối thiểu 1 năm). Mức phí khởi điểm có thể thấp, nhưng doanh nghiệp cần chi trả đều đặn để duy trì dịch vụ. Nếu tính tổng chi phí trong 5-10 năm, số tiền chi trả cho KiotViet thường sẽ cao hơn, nhưng đổi lại khách hàng luôn được cập nhật các tính năng mới nhất mà không mất thêm phí nâng cấp.

Dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng

• POS365: Nhà cung cấp này tập trung nguồn lực vào mảng hỗ trợ trực tuyến thông qua các nền tảng chat như Zalo, Messenger và công cụ điều khiển từ xa UltraViewer/TeamViewer. Đội ngũ kỹ thuật của POS365 được đánh giá cao về tốc độ phản hồi và sự nhiệt tình. Mô hình hỗ trợ này giúp giải quyết các lỗi phần mềm gần như tức thì mà không cần chờ nhân viên kỹ thuật di chuyển đến điểm bán.
• KiotViet: Với vị thế dẫn đầu thị phần, KiotViet sở hữu mạng lưới văn phòng đại diện trải dài khắp các tỉnh thành tại Việt Nam. Lợi thế này cho phép đơn vị triển khai dịch vụ hỗ trợ tận nơi một cách nhanh chóng khi cửa hàng gặp sự cố nghiêm trọng về phần cứng. Tuy nhiên, do số lượng khách hàng quá lớn, tổng đài hỗ trợ kỹ thuật đôi khi gặp tình trạng quá tải vào các giờ cao điểm, khiến thời gian chờ đợi của chủ shop bị kéo dài.

Khả năng tích hợp thiết bị ngoại vi

• POS365: Giải pháp này thể hiện sức mạnh vượt trội khi chạy trên các dòng máy POS cầm tay “All-in-one” chạy hệ điều hành Android. POS365 cho phép thiết lập in hóa đơn điện tử trực tiếp từ điện thoại di động hoặc máy tính bảng thông qua mạng LAN/Wifi một cách dễ dàng mà không cần cài đặt Driver phức tạp trên máy tính.
• KiotViet: Hệ thống phần mềm này nổi tiếng với độ tương thích rộng rãi. KiotViet có thể kết nối mượt mà với đa số các dòng máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, cân điện tử và két đựng tiền hiện có trên thị trường mà không kén chọn thương hiệu. Đặc biệt, KiotViet còn phát triển riêng các dòng thiết bị phần cứng chính hãng (máy in, máy quét mang thương hiệu KiotViet), giúp đảm bảo tính đồng bộ tuyệt đối và giảm thiểu xung đột hệ thống khi vận hành.

Bảng so sánh nhanh:

Khi nào nên chọn KiotViet? Khi nào nên chọn POS365?

Nên chọn KiotViet khi

• Kinh doanh chuỗi hoặc bán lẻ đa kênh: Nếu doanh nghiệp đang vận hành nhiều chi nhánh hoặc bán hàng song song trên các sàn TMĐT (Shopee, TikTok Shop), KiotViet là lựa chọn tối ưu nhờ khả năng đồng bộ tồn kho tập trung và quản lý luân chuyển hàng hóa chặt chẽ.
• Ngành hàng đặc thù cần quản lý chi tiết: Các mô hình như Nhà thuốc (cần quản lý lô, hạn sử dụng, kết nối Cục Dược), Cửa hàng vật liệu xây dựng (quản lý quy đổi đơn vị phức tạp) hoặc Siêu thị mini với hàng nghìn mã hàng.
• Cần hệ sinh thái hỗ trợ toàn diện: Chủ cửa hàng muốn tích hợp sẵn dịch vụ vận chuyển, vay vốn kinh doanh hoặc nhập hàng giá sỉ trực tiếp trên phần mềm quản lý mà không muốn làm việc với nhiều đối tác rời rạc.
• Ưu tiên sự an toàn và thương hiệu lớn: Doanh nghiệp sẵn sàng chi trả mức phí thuê bao hàng tháng cao hơn để đổi lấy sự ổn định, dịch vụ hỗ trợ tận nơi và uy tín từ nhà cung cấp dẫn đầu thị phần.

Nên chọn POS365 khi

• Kinh doanh dịch vụ ăn uống (F&B): Các chủ quán Cafe, Nhà hàng, Quán nhậu nên ưu tiên POS365. Phần mềm này sở hữu giao diện “Sơ đồ bàn” trực quan, tính năng in tách bếp/bar hoạt động mượt mà và hỗ trợ order trên thiết bị di động rất tốt.
• Doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tối ưu chi phí: Nếu ngân sách dành cho công nghệ có hạn, các gói cước trọn gói (1 năm, 2 năm hoặc vĩnh viễn) của POS365 sẽ giúp chủ shop tiết kiệm một khoản đáng kể so với việc trả phí thuê bao dài hạn.
• Sử dụng thiết bị POS cầm tay: POS365 tương thích tuyệt vời với các máy bán hàng Android nhỏ gọn. Đây là giải pháp lý tưởng cho các ki-ốt, xe đẩy bán hàng hoặc cửa hàng có diện tích quầy thu ngân hạn chế.
• Yêu thích sự đơn giản: Người quản lý hoặc nhân viên không rành về công nghệ sẽ cảm thấy POS365 dễ tiếp cận hơn nhờ giao diện to, rõ và lược bỏ bớt các tính năng kế toán phức tạp không cần thiết.

Kết luận

Việc lựa chọn giữa POS365 hay KiotViet không có đáp án đúng sai tuyệt đối, mà phụ thuộc hoàn toàn vào “khẩu vị” của từng chủ cửa hàng.Nếu bạn cần một hệ thống quản lý chuyên sâu, mạnh về bán lẻ đa kênh và quản lý kho vận phức tạp, KiotViet là người bạn đồng hành tin cậy. Ngược lại, nếu ưu tiên sự linh hoạt, thao tác nhanh gọn cho ngành F&B và muốn tiết kiệm chi phí vận hành, POS365 chính là mảnh ghép phù hợp nhất.

Lời khuyên tốt nhất dành cho bạn: Hãy đăng ký dùng thử miễn phí cả hai phần mềm, trải nghiệm thực tế trên chính dữ liệu hàng hóa của cửa hàng để đưa ra quyết định sáng suốt nhất.

Những câu hỏi thường gặp