Folder trong n8n gom workflow thành thư mục và thư mục con, mỗi workflow nằm trong đúng một folder. Tag là nhãn gắn thêm, một workflow có nhiều tag và tag dùng chung toàn instance. Dùng folder cho cấu trúc theo dự án, dùng tag để lọc chéo. Bản tự host cần đăng ký Community miễn phí để có Folders.
Khi số workflow trong n8n tăng lên vài chục, danh sách dài rất khó tìm. Bài này hướng dẫn tạo folder, thư mục con, chuyển workflow, tìm kiếm, đổi tên, xóa và khôi phục; sau đó là cách tạo, gắn, lọc và quản lý tag. Đây là một phần của loạt hướng dẫn tạo workflow trên n8n.
Folder trong n8n là gì?
Folder (thư mục) là tính năng sắp xếp workflow vào các thư mục riêng theo dự án, phòng ban hoặc mục đích, có thể lồng nhiều cấp như thư mục trên máy tính. Thay vì một danh sách dài, bạn mở đúng thư mục để tìm workflow, ít nhầm giữa các workflow trùng tên.
Điều kiện: Folder có trên n8n Cloud và bản tự host. Với bản Community tự host, bạn cần đăng ký Community Edition (miễn phí, nhập email để nhận license key) thì mục Folders mới mở; đăng ký cũng mở thêm Debug in editor và Custom execution data (Community edition features, truy cập 22/10/2026). Nếu bản tự host không thấy nút tạo folder, kiểm tra phiên bản bằng n8n --version (hoặc docker exec <tên-container> n8n --version) và cập nhật n8n lên bản mới.
Folder chỉ để sắp xếp. Ai được xem, sửa workflow do Projects và tính năng chia sẻ quyết định; hai tính năng này không có trong bản Community, chỉ có ở gói trả phí. Ở bản Community, chỉ instance owner và người tạo truy cập được workflow của mình.
Lợi ích khi dùng Folder để quản lý workflow
- Tổ chức theo cấu trúc: nhóm workflow theo dự án, chức năng hoặc bộ phận, thay vì một danh sách chung.
- Giao diện gọn: danh sách Personal (hoặc project) chỉ hiện folder cấp trên, mở ra mới thấy workflow bên trong.
- Tìm nhanh hơn: mở đúng folder rồi tìm theo tên, không phải cuộn cả danh sách.
- Dễ phối hợp: đồng nghiệp nhìn cấu trúc folder là hiểu workflow nào thuộc dự án nào.
Folder và Tag khác nhau thế nào?
Folder trả lời câu hỏi “workflow này ở đâu”, tag trả lời “workflow này có đặc điểm gì”. Một workflow chỉ ở một folder nhưng gắn được nhiều tag, nên hai cách bổ trợ nhau.
Tiêu chí Folder Tag Cấu trúc Phân cấp dạng cây, có thư mục con Phẳng, không phân cấp Số lượng trên một workflow Đúng một folder Nhiều tag cùng lúc Phạm vi Trong Personal hoặc một project Dùng chung toàn instance (global) Tìm kiếm Mở folder rồi tìm theo tên Lọc bằng Filters > Tags, chọn nhiều tag Phù hợp khi Workflow có phạm vi rõ, ví dụ “Kế toán/Đối soát” Workflow thuộc nhiều nhóm, ví dụ “daily” + “google-api” Hạn chế Khó xếp workflow thuộc hai nhóm Rối nếu không có quy ước đặt tên
Cách sử dụng Folder trong n8n
Ảnh chụp ở bản n8n 1.x (danh sách workflow còn công tắc Inactive). Ở n8n 2.x, các thao tác folder giữ nguyên; trạng thái chạy của workflow hiển thị theo Publish.
Bước 1: Mở trang Personal
Đăng nhập n8n. Ở thanh bên trái, chọn Personal (hoặc một project) thay vì Overview: đây là nơi hiện workflow kèm tùy chọn folder.
Bước 2: Tạo Folder mới
Bấm biểu tượng thư mục có dấu cộng ở góc trên bên phải danh sách (cạnh bộ lọc), hoặc chọn Create > Folder, tùy phiên bản.
Nhập tên folder rõ nghĩa, liên quan dự án hoặc chức năng, tránh ký tự đặc biệt. Bấm Create.
Bước 3: Chuyển workflow vào Folder
Bấm dấu ba chấm ở workflow cần chuyển, chọn Move.
Chọn folder đích rồi bấm Move workflow.
Bạn cũng có thể kéo thả workflow thẳng vào folder.
Bước 4: Tạo và dùng Folder con
Bấm dấu ba chấm ở một folder, chọn Create folder inside và đặt tên.
Chuyển workflow vào folder con giống như chuyển vào folder thường: ô chọn folder hiện cả đường dẫn, ví dụ / Backup / Backup WF + Credential.
Mẹo: giữ tối đa 2–3 cấp folder con để không phải bấm quá nhiều lần mới tới workflow.
Bước 5: Tìm workflow trong Folder
Mở folder, gõ tên hoặc từ khóa vào ô tìm kiếm ở đầu danh sách.
Ô tìm kiếm tìm theo tên workflow, không tìm theo nội dung bên trong. Khi nhiều workflow, kết hợp lọc theo tag (xem phần dưới).
Bước 6: Đổi tên, xóa và khôi phục
Đổi tên: bấm dấu ba chấm ở folder, chọn Rename, nhập tên mới và bấm Rename.
Xóa: bấm dấu ba chấm ở folder, chọn Delete.
Hộp thoại cho hai lựa chọn:
- Transfer workflows and subfolders to another folder inside “Personal”: chuyển toàn bộ workflow và folder con sang folder khác, không mất gì.
- Archive all workflows and delete subfolders: lưu trữ (archive) mọi workflow và xóa folder con. Workflow bị ẩn khỏi danh sách nhưng vẫn khôi phục được.
Gõ đúng câu xác nhận (ví dụ delete Backup) để tránh xóa nhầm.
Khôi phục: bấm bộ lọc (hình phễu), tích Show archived workflows, rồi ở workflow bị ẩn bấm dấu ba chấm > Unarchive.
Cách sử dụng Tag trong n8n
Tag là nhãn gắn cho workflow để lọc nhanh. Theo tài liệu Tag workflows, tag là global: tạo ở một workflow thì mọi người dùng trên instance đều thấy và dùng được, nên đổi tên hoặc xóa tag ảnh hưởng tới tất cả.
Ảnh trong phần này lấy từ bài hướng dẫn Tag cũ, chụp ở bản n8n 1.x (công tắc Inactive).
Tạo và gắn tag cho workflow
Mở workflow, bấm + Add tag cạnh tên workflow. Gõ tên tag: nếu tag đã có, chọn trong gợi ý; nếu chưa, chọn Create tag “…”. Lặp lại để gắn nhiều tag. Tag hiện cạnh tên workflow sau khi bấm ra ngoài.
Lọc workflow theo tag
Ở danh sách workflow, bấm bộ lọc (hình phễu) > ô Tags, chọn một hoặc nhiều tag. Danh sách chỉ còn workflow có các tag đó.
Đổi tên và xóa tag
Trong bộ lọc Tags (hoặc hộp Add tag), chọn Manage tags. Rê chuột lên tag, bấm biểu tượng bút để đổi tên rồi Save changes, hoặc biểu tượng thùng rác để xóa; cột Usage cho biết tag đang gắn ở bao nhiêu workflow. Nút + Add new tạo tag mới. Chỉ instance owner xóa được tag; xóa tag sẽ gỡ nó khỏi mọi workflow.
Gắn tag tự động bằng n8n API
n8n public API có nhóm endpoint Tags (GET/POST /tags, GET/PUT/DELETE /tags/{id}) và endpoint đọc, cập nhật tag của một workflow (/workflows/{id}/tags) (docs: n8n API Tags). Bạn có thể viết script hoặc dùng node n8n trong chính workflow để gắn tag hàng loạt, ví dụ gắn tag “chua-dung” cho workflow không chạy trong 30 ngày. Cần một API key, xem cách tạo API key trong n8n.
Kinh nghiệm sắp xếp workflow bằng Folder và Tag
- Đặt quy ước tên ngay từ đầu: folder theo dự án hoặc phòng ban (Marketing, Kế toán); tránh tên chung chung như “Test”, “New Folder”.
- Tag theo một vài trục cố định: chức năng (backup, report), ứng dụng (google-api, telegram), trạng thái (dev, prod), mức ưu tiên (critical). Viết thường, không dấu, dùng gạch nối để tránh trùng kiểu “Backup” và “backup”.
- Kết hợp hai cách: folder làm cấu trúc chính, tag để lọc xuyên folder, ví dụ mọi workflow “daily” ở các phòng ban.
- Dọn định kỳ: archive workflow không dùng, xóa tag có Usage bằng 0 trong Manage tags.
- Không dùng folder hay tag để phân quyền: cả hai chỉ để sắp xếp. Workflow nhạy cảm cần tách quyền thì dùng Projects (gói trả phí) và giữ credential ở người phụ trách.
Muốn chạy n8n 24/7 mà không tự cài? VPS n8n của Tino cài sẵn n8n trên VPS NVMe đặt tại Việt Nam; bạn vẫn có quyền root để cấu hình. Xem cấu hình và giá trên trang sản phẩm.
Kết luận
Folder giúp danh sách workflow có cấu trúc, tag giúp lọc chéo theo đặc điểm. Dùng cả hai cùng quy ước đặt tên, bạn tìm được workflow cần sửa trong vài giây. Các thao tác quản lý khác như sao chép, xóa workflow có ở bài quản lý, xóa và sao chép workflow.
Những câu hỏi thường gặp
Xóa Folder thì workflow bên trong có mất không?
Không, nếu chọn chuyển sang folder khác hoặc archive. Workflow được archive nằm trong danh sách khi bật Show archived workflows và khôi phục bằng Unarchive.
Một workflow có nằm trong nhiều Folder được không?
Không. Mỗi workflow chỉ ở một folder; muốn xếp vào nhiều nhóm, gắn thêm tag.
Có chia sẻ Folder cho người khác được không?
Folder không có chức năng chia sẻ riêng. Quyền truy cập đi theo Projects và chia sẻ workflow, là tính năng của gói trả phí; bản Community chỉ owner và người tạo truy cập workflow của mình.
Có giới hạn số Folder hay số Tag không?
Tài liệu n8n không nêu giới hạn. Nên giữ 2–3 cấp folder con và một bộ tag có quy ước để danh sách dễ dùng.
Tag có dùng để phân quyền được không?
Không. Tag chỉ để sắp xếp và lọc; tag lại là global nên mọi người dùng trên instance đều thấy.
Có gắn tag tự động cho workflow được không?
Được, qua n8n public API (endpoint Tags và endpoint tag của workflow) hoặc node n8n trong workflow, với API key hợp lệ.
