Hướng dẫn cách thêm, xóa và phân quyền User trong n8n

Khi các quy trình tự động hóa trong n8n của bạn ngày càng phát triển và phức tạp, việc mở rộng quy mô đội ngũ vận hành là một lẽ tất yếu. Tuy nhiên, đi kèm với sự phát triển đó là một thách thức không nhỏ: làm thế nào để quản lý hiệu quả quyền truy cập của từng thành viên? Trong bài viết này, bạn hãy cùng Tino tìm hiểu cách cách thêm, xóa và phân quyền User trong n8n nhé!

Tại sao quản lý User trong n8n lại Quan trọng?

Trước khi đi vào các thao tác kỹ thuật, điều quan trọng là phải hiểu được “tại sao” chúng ta cần phải thực hiện việc này một cách nghiêm túc. Quản lý người dùng không chỉ đơn thuần là việc cấp quyền truy cập, nó là nền tảng cho sự vận hành ổn định và an toàn của toàn bộ hệ thống tự động hóa.

Bảo mật và kiểm soát truy cập

Bạn sẽ không muốn một nhân viên mới hoặc một người không có chuyên môn vô tình chỉnh sửa hoặc xóa đi một workflow quan trọng đang vận hành các tác vụ kinh doanh cốt lõi. Việc phân quyền giúp đảm bảo chỉ những người có trách nhiệm và chuyên môn mới có thể thực hiện các thay đổi quan trọng.

Tối ưu hóa quy trình làm việc nhóm

Khi đội nhóm của bạn lớn mạnh, mỗi người sẽ có một vai trò riêng. Lập trình viên cần quyền để tạo và chỉnh sửa workflow, trong khi nhân viên phân tích chỉ cần quyền xem kết quả thực thi để lấy dữ liệu. Phân quyền rõ ràng giúp mọi người tập trung vào đúng nhiệm vụ của mình mà không bị phân tâm bởi những chức năng không cần thiết.

Phân chia trách nhiệm và giảm thiểu rủi ro

Khi có sự cố xảy ra, việc truy vết “Ai đã làm gì? khi nào?” trở nên dễ dàng hơn rất nhiều nếu quyền hạn được phân chia rõ ràng. Điều này không chỉ giúp khắc phục sự cố nhanh hơn mà còn nâng cao ý thức trách nhiệm của từng cá nhân trong việc sử dụng hệ thống.

Các loại tài khoản User trong n8n và quyền hạn tương ứng

n8n cung cấp một hệ thống phân quyền đơn giản nhưng hiệu quả, xoay quanh 3 vai trò chính. Việc hiểu rõ quyền hạn của từng vai trò là chìa khóa để phân quyền chính xác.

Lưu ý: Các vai trò và quyền hạn này áp dụng cho các phiên bản n8n có tính năng User Management (thường là các bản trả phí hoặc bản self-hosted có cấu hình SMTP).

Owner: Quyền lực tối cao

Đây là tài khoản có cấp độ cao nhất, thường là người đã thiết lập instance n8n. Owner có toàn quyền trên hệ thống.

Quyền hạn: Có thể làm mọi thứ, bao gồm:

• Thêm, xóa, và chỉnh sửa tất cả người dùng (kể cả Admin).
• Quản lý cài đặt của instance (Instance settings).
• Quản lý thanh toán và gói cước (nếu sử dụng dịch vụ cloud của n8n).
• Toàn quyền trên tất cả workflows, credentials, và executions.

Admin: “cánh tay phải” của Owner

Admin có hầu hết các quyền quản trị, là vai trò lý tưởng cho các trưởng nhóm kỹ thuật hoặc người quản lý hệ thống.

Quyền hạn:

• Thêm, xóa, và chỉnh sửa người dùng có vai trò là Member.
• Xem và quản lý workflows, credentials của tất cả người dùng trong instance.
• Không thể xóa hoặc thay đổi vai trò của Owner.
• Không có quyền truy cập vào mục quản lý thanh toán .

Member: Người dùng cơ bản

Đây là vai trò phổ biến nhất, dành cho những người trực tiếp xây dựng và vận hành các quy trình tự động hóa hàng ngày.

Quyền hạn:

• Chỉ có thể tạo, chỉnh sửa, xem và xóa workflows và credentials của chính mình.
• Không thể xem hay can thiệp vào workflows của người dùng khác (trừ khi được chia sẻ trực tiếp).
• Không có bất kỳ quyền quản trị người dùng nào.

Cách thêm, xóa và phân quyền User trong n8n

Cách thêm User mới vào n8n

Bước 1: Đầu tiên, từ giao diện chính của n8n, bạn nhấp vào mục Settings ở góc dưới cùng bên trái màn hình.

Trong menu Settings, chọn mục Users để vào trang quản lý người dùng. Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các user hiện có trong instance của mình.

Bước 2: Tại trang quản lý Users, nhấp vào nút Invite màu cam ở góc trên bên phải.

Một cửa sổ “Invite new users” sẽ hiện ra. Tại đây, bạn cần:

• New User Email Addresses: Nhập địa chỉ email của người bạn muốn mời.
• Role: Chọn vai trò cho họ. Mặc định sẽ là Member.
• Nhấp vào Create invite link.

Bạn sẽ thấy tài khoản của người dùng mới xuất hiện trong danh sách với trạng thái Pending, cho biết họ chưa hoàn tất việc đăng ký.

Bước 4: Bạn hãy gửi Invite link vừa tạo cho người dùng mới. Sau khi nhấp vào liên kết, họ sẽ được chuyển đến trang thiết lập tài khoản. Tại đây, họ cần điền First Name, Last Name và tạo Password mới để hoàn tất.

Sau khi hoàn tất, họ sẽ được đăng nhập vào n8n với một giao diện làm việc hoàn toàn mới, sẵn sàng để tạo ra những workflow đầu tiên.

Quản lý vai trò User trong n8n

Để thay đổi vai trò, hãy vào trang quản lý Users, tìm đến người dùng bạn muốn chỉnh sửa và nhấp vào vai trò hiện tại của họ (ví dụ: “Member”). Một menu lựa chọn sẽ hiện ra.

Tại đây bạn có thể:

• Chọn Admin để nâng quyền cho họ.
• Chọn Member để hạ quyền.
• Chọn Remove user để xóa người dùng (xem ở phần tiếp theo).

Lưu ý quan trọng: Như thông báo “Upgrade to unlock the ability to create additional admin users”, việc thêm người dùng với vai trò Admin yêu cầu bạn phải nâng cấp lên các gói trả phí (thường là từ gói Pro trở lên). Ở các gói miễn phí, bạn chỉ có thể có một Owner/Admin duy nhất.

Cách xóa User khỏi n8n an toàn và hiệu quả

Khi cần thu hồi quyền truy cập của một người dùng, bạn có thể xóa họ khỏi hệ thống.

• Tại trang quản lý Users, nhấp vào vai trò hiện tại của người dùng bạn muốn xóa.
• Chọn Remove user từ menu.

Một hộp thoại xác nhận sẽ xuất hiện với các lựa chọn quan trọng về dữ liệu của người dùng đó.

CẢNH BÁO: Bạn phải đưa ra quyết định về các workflows và credentials của người dùng này:

• Transfer their Workflows and Credentials…(Lựa chọn an toàn): Chuyển toàn bộ dữ liệu của họ cho một người dùng khác để tiếp tục quản lý.

• Delete their Workflows and Credentials: Xóa vĩnh viễn tất cả dữ liệu của họ. Đây là một hành động không thể hoàn tác. Để xác nhận việc xóa vĩnh viễn, bạn phải gõ chính xác cụm từ “delete all data” vào ô xác nhận và nhấn Delete.

Những lưu ý sau khi xóa User trong n8n

Trường hợp 1: Bạn đã chọn “Chuyển giao Workflows và Credentials”

Đây là lựa chọn an toàn nhất, nhưng bạn vẫn cần kiểm tra lại để đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru.

Kiểm tra quyền sở hữu và truy cập

• Xác nhận người nhận: Vào danh sách Workflows và Credentials, sử dụng bộ lọc để kiểm tra xem người dùng được bạn chỉ định đã thực sự nhận được toàn bộ dữ liệu hay chưa.
• Khả năng chỉnh sửa: Mở một vài workflow quan trọng đã được chuyển giao và đảm bảo người dùng mới có toàn quyền chỉnh sửa, kích hoạt (activate) và vô hiệu hóa (deactivate) chúng.

Xem thêm:

• Cách backup và restore Workflow trong n8n
• Cách backup và restore Credentials trong n8n

Rà soát và cập nhật Credentials

• Kiểm tra tính hợp lệ: Mặc dù credentials đã được chuyển giao, hãy kiểm tra xem chúng có phải là tài khoản cá nhân của người dùng cũ không.
• Cập nhật nếu cần: Nếu credentials được liên kết với tài khoản cá nhân của người đã nghỉ, chúng sẽ sớm mất hiệu lực. Bạn cần chủ động tạo credentials mới bằng tài khoản của công ty hoặc tài khoản dịch vụ (service account) và cập nhật lại trong các node tương ứng của workflow.

Thử nghiệm các Workflow quan trọng

• Thực thi thủ công: Chạy thử các workflow trọng yếu, đặc biệt là những quy trình có kết nối với bên ngoài (API, webhook) để đảm bảo không có lỗi kết nối nào xảy ra sau khi chuyển giao.
• Kiểm tra Webhook: Các URL webhook của workflow vẫn hoạt động, nhưng bạn cần kiểm tra xem các dịch vụ bên ngoài gửi dữ liệu đến có yêu cầu xác thực nào liên quan đến người dùng cũ không.

Thông báo cho đội ngũ

Thông báo cho những người liên quan rằng các quy trình tự động hóa của người dùng cũ giờ đây đã do một người khác quản lý để họ biết cần liên hệ ai khi có sự cố.

Trường hợp 2: Bạn đã chọn “Xóa vĩnh viễn Workflows và Credentials”

Xác định các tích hợp bị hỏng (Broken Integrations):

• Webhook không còn tồn tại: Tất cả các dịch vụ bên ngoài đang gửi dữ liệu đến webhook của các workflow đã bị xóa sẽ bắt đầu báo lỗi (thường là lỗi 404 Not Found). Bạn cần vào các dịch vụ đó và xóa hoặc cập nhật lại các cấu hình webhook này.
• API calls bị gián đoạn: Mọi quy trình tự động hóa do người dùng đó xây dựng đã ngừng hoạt động hoàn toàn. Hãy thông báo cho các bộ phận bị ảnh hưởng rằng luồng dữ liệu tương ứng đã dừng lại.

Vô hiệu hóa quyền truy cập ở các dịch vụ khác (Quan trọng nhất)

• Thu hồi API Keys: Nếu người dùng đã tạo các API key trong các ứng dụng khác và đưa vào n8n, hãy vào các ứng dụng đó và vô hiệu hóa (revoke) ngay lập tức các API key này. Đây là bước cực kỳ quan trọng để đảm bảo an ninh, tránh việc key bị lộ và bị lạm dụng.
• Ngắt kết nối OAuth: Vào phần cài đặt bảo mật trong các tài khoản dịch vụ (ví dụ: Google, Microsoft) và thu hồi quyền truy cập đã cấp cho n8n thông qua tài khoản của người dùng cũ.

Kiểm tra các Workflow phụ thuộc

Rà soát các workflow của những người dùng khác xem có workflow nào sử dụng node “Execute Workflow” để gọi đến một trong các workflow vừa bị xóa không. Các node này giờ đây sẽ báo lỗi và cần được gỡ bỏ hoặc cấu hình lại.

Mất mát dữ liệu lịch sử

Hãy nhận thức rằng toàn bộ lịch sử thực thi (Execution Logs) của các workflow đó đã bị xóa vĩnh viễn. Bạn sẽ không thể truy vết hay kiểm tra lại các lần chạy trước đây cho mục đích gỡ lỗi hoặc kiểm toán.

Kết luận

Việc quản lý người dùng hiệu quả là một trong những nền tảng vững chắc nhất để bạn có thể tự tin mở rộng và phát huy tối đa sức mạnh của n8n. Qua hướng dẫn chi tiết trong bài viết, hy vọng bạn đã có thể tự tin thực hiện các thao tác thêm, xóa và phân quyền user một cách chính xác và an toàn.

Những câu hỏi thường gặp